沟通管理

8Manage PPM 项目组合管理系统为你提供沟通的工作流程，确保在项目开展过程中由正确的人发送、接收和理解正确的消息。8Manage PPM 项目组合管理系统涵盖计划沟通、管理沟通、监控沟通的流程以及项目的上报流程。

计划沟通

8Manage PPM 项目组合管理系统帮你清楚地概述了你将如何管理跨项目沟通。这通过创建项目沟通管理计划来实现。创建计划时，系统将引导你完成以下步骤：

• 确定你的目标：你沟通的目的是什么？你可以使用一些沟通工具来增强意识，例如状态报告。其他人可能需要采取行动，例如要求赞助商授权支出或要求客户批准项目测试。
• 确定你的受众：谁是这个项目的干系人？你应该列出所有相关人员的详细清单。考虑受项目影响或影响项目成功的任何人。此列表应包括团队成员、赞助商、客户和其他相关方。
• 写下你的信息：每种沟通类型的信息是什么？这是要共享的实际内容。需要沟通的关键组成部分包括范围、进度、预算、目标、风险和可交付成果。
• 选择你的渠道：消息将如何传递？它是一份通过电子邮件发送给所有干系人的正式报告？还是在团队会议期间进行的非正式口头汇报？
• 设定时间线：你什么时候传递信息？你的干系人是否需要每周报告或每月报告？是否有截止日期？在这里考虑不同的时区和员工时间表。

你的项目沟通管理计划要足够详细，应列出你发送消息的原因、发送给谁、将发送哪些具体信息、你将如何发送以及何时发送。

管理沟通

在管理沟通方面，8Manage PPM 项目组合管理系统为你提供以下自动化的工作流程：

• 收集和分析计划和交付的活动/可交付成果/里程碑
• 为临近和错过的最后期限创建消息提醒
• 向合适的干系人传输或分发沟通消息
• 根据 WBS 结构存储与活动相关的沟通报告、文件或文档
• 允许检索任何经过存储的沟通

监控沟通

8Manage PPM 项目组合管理系统帮助你在项目的整个生命周期中监控项目沟通。这包括确认以下内容：

• 沟通信息按计划公布
• 沟通信息被合适的干系人接收
• 消息被理解
• 相关反馈提供给合适的干系人

升级

8Manage PPM 项目组合管理系统还支持项目干系人的上报机制，从而将手头的问题突出显示给更高的权威。例如，如果某个项目干系人不愿意或不能做他或她负责的某项活动，那么就有必要将问题上报给上级进行解决。

与项目目标、资源和组间冲突、模糊的角色和责任、范围分歧、第三方依赖关系相关的风险或问题是一些要求上报的已知情况。这类问题需要更高层次的干预，因为解决这些问题所需的权力、决策制定、资源或工作量很多时候都超出了项目经理的能力范围。有时候，项目经理可能希望让更高的权威参与进来，仅仅为了提供信息，让他们及时了解项目的潜在问题。