项目成本控制

挑战

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以下是常见的项目成本管理挑战，成功的项目经理必须克服这些挑战，在这个过程中还不能迷失自我：

管理项目变更

管理项目进度的同时管理项目变更是有效成本控制最具挑战性的方面。项目通常都预先准备好预算，范围不可避免地发生变化相对常见。这些后续变化最终会导致预测和预算方面的复杂性。

 

解决此问题和处理范围变更的方法是定义和传达用于评估和批准变更请求的结构化方法。这样，您就可以提前确定决策点，设置涵盖任何项目变更的灵活预算。对项目完成进行明确的定义也很重要，这能避免意外变更发生时造成混淆。

不准确的报告

报告提供有关进度、利润和支出的重要信息，使项目经理能够控制支出。不幸的是，大多数组织仍然停留在过去，使用电子表格来报告重要的业务数据。虽然电子表格可以解决问题，但数据表明 88% 的电子表格存在错误。

 

尽管有些错误可以容忍，但有些错误完全不能接受，并可能导致管理层和项目经理根据不准确的数据做出关键决策。因此，企业必须使用能实时构建准确报告的先进软件，从而消除数据输入错误，确保他们向利害关系人提供其财务状况的准确陈述，作出必要的变更以消除不必要的费用。

缺乏可信度的预算预测

预算预测是挑战之一。Excel 工作表只能以易于阅读的格式组织和提供财务数据，往往被成本会计系统人员使用，但由于 Excel 工作表中的数据缺乏可信度，这些信息往往被项目人员忽视。
 

使用先进的项目管理软件，通过制定切合实际的预算和长期证明预算问题的合理性来缓解这些问题。先进项目管理软件的优势在于它们可以自动生成准确的财务信息，实现更精确的预算，同时降低计划的复杂性。

 

低效的流程和系统

尽管项目管理和成本管理技术取得了很大的进步，但大约 69% 的组织仍然停留在低效的流程和系统中。他们未能采用现代工具的一个重要原因是担心它可能对他们已熟知的运营方式造成破坏。但是，这样做效率低且耗时，对控制成本也无济于事。

有效运用成本控制措施

成本控制措施的实际应用对企业领导者来说往往是个挑战。这是因为它要求企业领导者每天监控不同来源的成本信息，这可能很耗时。然而，不这样做并在不正确了解当前操作的情况下立即实施成本控制措施可能弊大于利。

 

因此，您必须让每个人都参与进来，包括项目团队成员，鼓励他们找出企业节省资金的方法。员工通常可以指出投资回报率低和流程效率低的活动，因为他们正在做企业大部分的工作。这提高了员工的满意度，并为您提供了一种全新的方法来克服成本控制问题。

解决方案

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成本控制最初可能由公司较高级别的管理人员推动，但必须在项目级别有效进行才能产生理想的结果。项目级别是管理层评估每个项目的实际成本并有效管理这些成本的地方。

企业解决以上问题的一个好方法是使用含有实时管理会计和成本控制的先进项目管理软件，如 8Manage PM。这样的平台可使每个项目团队成员即时记录他的工时和费用报销，使每个项目经理即时记录他的项目采购和成本，并提供实时数据来帮助管理层及项目经理控制成本。

计划好所有预算

8Manage PM 的第一步是让您计划好所有预算，从而细化成本估算并有效分配资源。制定详细的项目计划将降低成本差异，或者减少初始预算与实际支出之间的差异。

项目预算起码包括：

• 预计每个活动所需的时间、人力资源和差旅
• 预计所需的设备和材料
• 预计所需的第三方服务

如果需要的话，在计算时，尽量给你的预算一些扩展空间。总有可能发生意外的项目风险，您需要延长项目时间表或请求额外的资源。

监控好所有费用

8Manage PM 的下一步是实施监控项目支出。如果您实时注意到成本差异，就更容易采取纠正措施。如果您在项目完成之前没有注意到您已经超出预算，因为您已经花了钱，您所能做的就是将这些信息用作未来项目的教训。

 

使用 8Manage PM 监控费用的一个好方法是设置项目里程碑。在每个里程碑，您都可以评估您的支出并确保项目在范围内。如果您注意到任何给定里程碑的成本超支，您就可以确定如何在未来降低成本。

使用变更控制功能

在项目规划阶段设定明确的项目目标很重要，为了确保实现这些目标，您需要一个变更控制流程。

 

变更控制是一组步骤，用于管理项目进行中来自利害关系人的任何变更。这有助于防止范围蔓延，因为您可以为发生的变化做好准备并相应调整项目。

 

使用 8Manage PM 建立变更控制的步骤包括：

启动：变更控制过程从利害关系人请求对项目进行变更时开始。实际请求可能会有所不同——它们的范围可以从时间线延长到新的项目可交付成果。

评估：项目经理或部门负责人审查基本信息的请求，例如所需的资源、请求的影响以及应将请求传递给谁。如果变更请求通过了初始评估，则进入分析阶段。

分析：分析阶段是适当的项目负责人批准或拒绝请求的阶段。在某些情况下，可能会有一个变更控制委员会来控制任何变更批准。项目负责人批准或拒绝请求，并通知团队。根据项目的规模，项目负责人还可以在变更日志中记录变更，确保所有项目利害关系人都知道。

实施：根据项目所处的阶段，实施变更看起来会有所不同，但通常包括更新项目时间表和可交付成果，以及通知项目团队。您应该评估项目范围，确保任何时间线的更改不会对预计目标产生巨大的影响。

关闭：一旦您记录、传播并实施了请求，就可以关闭它。制定正式的关闭计划很有帮助，这样所有团队成员都能知道信息的存储位置，可以在将来引用它。

 

当您正确控制对项目的更改时，您也有更好的机会控制成本。准确预测项目的预算和成功需要从头到尾进行仔细的管理。在此过程中，小问题总是不可避免，但有适当的系统来为这些偏差做准备可能至关重要。

管理好项目时间

使用 8Manage PM 管理好项目时间至关重要。时间管理是以提高生产力并帮助团队成员按时按预算完成工作为目的，但它也是一种重要的成本控制方法，因为当一个项目的总时间增加时，项目的总成本也会增加。

保持在您估计的项目时间表内是保持项目在预算内的最佳方法之一。

 

追踪挣值

使用 8Manage PM 跟踪您的挣值可以帮助您预测项目的财务结果。这种成本控制方法需要一些成本会计知识，但它可以帮助您了解可变成本何时出现，并最终防止未来项目出现差异。

 

挣值是项目实际完成的工作量。跟踪挣值并查看您是否跟上进度，您需要将已完成工作的百分比乘以项目预算。您可以使用以下步骤来跟踪挣值：

第 1 步：以百分比的形式确定每项任务的完成程度。

第 2 步：确定计划价值 (PV)，或您计划的工作预算成本。这是分配给完成预定工作的授权预算。

第 3 步：确定挣值 (EV)，或您所执行工作的预算成本。这是实际完成的任务量。

第 4 步：获取实际成本 (AC)，或您执行工作的实际成本。这是已经完成的工作花费了多少钱。

第 5 步：通过从实际成本中减去挣值来计算成本差异 (CV) (CV = EV – AC)。

第 6 步：编译结果。

前三个步骤需要从您的项目中收集成本信息，而后三个步骤需要计算和分析。成本差异代表项目的成本状态。

 

在控制成本时，如果您的项目以符合预算的速度执行，您的 CV 会通知您。 CV 为负表示项目超出预算。