采购

采购流程很重要，因为它为企业提供了一种结构化方式来满足其需求。采购流程还允许进行更明智的财务规划。 8Manage SRM 供应商采购管理系统的采购流程可以帮助你的企业预防欺诈或违规支出，因为它需要记录所有业务交易并自动创建不可擦除的审计跟踪。

确定需求——

当企业认识到它需要能够增强其运营的产品、工具或服务时，采购流程就开始了。在完成日常工作时，团队成员可以将他们遇到的挑战告知主管，帮助确定需求。一旦组织确定了需求，它就可以开始采购流程。

明确需求——

在此阶段，部门领导会进一步调查需求，并针对他们的需求制定计划。例如，打印纸经常短缺变成每周交付 500 张喷墨打印纸的需求，从而确保持续供应。

确定需求的人经常与其他团队成员和管理层合作，为问题提出正确的解决方案，尤其是在涉及更大的采购时。例如，确定需要更多打印纸的员工可能有权自行明确说明需求，而整个办公室对新计算机系统的需求可能需要其他人的意见。

寻找并选择供应商——

寻找可以提供你想要采购的特定产品或服务的潜在供应商。你可以在线进行自己的研究，或联系你职业圈子里的人，让他们进行推荐。如果运费是你采购时需要考虑的因素，请寻找你所在地区的企业。

在这个阶段，考虑几个供应商并将它们相互比较是一个好主意。必要时，联系供应商并向他们索取报价或建议。在考虑供应商时，请考虑成本、可靠性和交货时间等因素。

协商费用——

在许多情况下，可以与供应商协商费用，尤其是在下高价订单或你希望定期下订单时。联系你正在考虑的供应商，询问他们是否愿意协商价格。如果这意味着他们可以为他们的业务获得一份大的或长期的合同，供应商可能会进行协商。

获得订单批准——

在你的企业发起交易之前，你可能需要获得订单的批准。这可能包括与高层管理人员和会计部门合作，确保预算内有足够的可用资金用于采购。在某些情况下，企业可能还需要与供应商建立信用额度。如果你还没有，请向管理层解释为什么需要采购，以及你如何从供应商处获得合理的价格。

下订单——

双方同意交易后，你就能正式下单。让双方同意具体细节，例如价格、交货时间、费用和安装。以书面形式获取所有内容，并让两个组织的代表签署。然后在你的文件中保留一份本协议的副本以供将来参考。

接收和审批订单——

当订单到达时，检查产品是否有任何问题或供应商未能交付的任何东西。及时性是关键，因为如果有任何问题，供应商应在你结算剩余款项之前解决这些问题。

审查供应商绩效——

无论你是与供应商进行一次性交易还是建立经常性交易，你都要定期检查供应商的交付质量和及时性。这些审查记录可以帮助你识别和跟踪合同后期可能出现的任何问题。继续与持续满足你的业务需求的供应商建立关系。

公开市场采购

你的组织可以使用公开市场采购方法来获取不经常购买的产品。使用这种方法，你必须采用工业标准或规范，确保在请求报价时进行同一基准的比较。这种方法的优点是只会以尽可能低的价格购买所需质量的产品。

按合同采购

需要经常采购的产品要用到合同采购。为直接材料发布标书，划出每年的要求，并邀请投标。招标书的总价值应根据该年度的估计生产消耗量来评估。与供应商签订合同，供应商必须交保证金，确保会定期供应这些产品。他们必须提供规定的质量。如果供应商不能提供订购产品，我们有一项合同条款规定，我们可以按照市场通行的价格购买订购产品，并将这笔钱借记到供应商的账户上，这就是风险采购。

集中采购

集中采购的原则是采购活动由一个部门完成。在实行集中采购的企业，集中采购负责人通常向最高管理层汇报，最高管理层对利润的创造负有全面责任。在这种采购中，不同部门的采购被合并在一个部门下，进行大规模的采购。

这种方法的优点是有更好的控制和协调，因为所有采购人员都在一个主管或部门下工作。购买力组合在一起，可以获得更好的折扣，又因为工作进行了整合，所以参与采购的人很少。采购政策的经济和利润潜力使其成为利润而不是成本中心。

持续订单采购

在这种方法下，供应商以预先确定的固定时间间隔发送商品。采购可能涉及每次固定的数量或可能涉及偶尔补充库存。瓶装水等常用产品的采购通常使用这种方法，该方法通常只用于特定产品。送货员会补充库存，这为收货人节省大量时间。针对这类交付会事先达成协议，并不时进行审查。该系统的缺点之一是依赖一个供应商，并且可能由于意外问题而导致延迟。然而，它适用于那些每天或每周购买或一周或一个月多次购买的物品。

定期采购/每两周报价单列表/每两周采购

这种方法用于购买可能在一到两周内腐烂的食品，一周或两周运送一次就足够了。有人会完成手头的库存，并根据主列表上的正常订单数量和预期的业务量填写每个产品的需求数量。与此同时，采购人员发出一份各供应商报价单列表的副本，该副本要求供应商在收到报价单后报价。这些信息会输入到主报价单列表中，然后决定将每个产品的订单放在哪里。这基于下周/两周的需求和可用的存储空间。值得注意的是，产品的规格通常会根据产品的品牌名称以及尺寸、重量和计数来判断。

采购需求的形式多种多样，单一的采购需求管理形式已不能满足现代企业的需要。通过使用 8Manage SRM 供应商关系管理系统，用户可以轻松处理不同形式的采购需求（如下），避免采购失去控制：

• 常见商品和服务的集中采购（凭借数量争取最佳价格）
• 常见商品和服务的分布式采购（本地采购效果最佳）
• 常见商品和服务的合作采购（使用持续要约处理不可预测的需求）
• 专用商品和服务的采购（用户部门有扎实的知识）
• 基于项目的采购（需要满足项目的时间和预算限制）
• 急需产品或生鲜产品的采购（如食品、新鲜食材）

使用 8Manage SRM，你可以定义组织架构以及各部门的权限和职责。8Manage 预算功能支持设置和跟踪各部门在一定时间内的预算，这些预算可用于采购各部门需要的商品和服务。

使用 8Manage SRM，你可以制定跨职能的采购计划，以满足客户对产品的需求，最大限度地减少过剩库存，避免供应链中断。该系统同时支持制定直接和间接的物料计划。

8Manage SRM 允许一个部门管理整个企业的商品和服务采购。集中控制有利于在采购组织的相应位置找到与供应商之间最划算的交易。

8Manage SRM 允许你管理和合并采购需求，并通过快速询比价、电子招标或电子竞价选择最划算的交易。

在日常采购中会遇到各种各样的采购需求，单一形式的采购需求管理已难以满足现代企业的采购管理需求。8Manage 采购需求管理可帮助用户轻松地处理不同类型的采购需求：

可用于集中式采购与部门采购

8Manage 采购申请（PR）可用于任何部门向采购部门提出采购申请。

如果需要采购的是专业设备或服务，需要由有专业知识的需求部门进行管理，8Manage PR 可通过以下几种方式帮助您更好地管理这些采购需求：

集中式采购（中央式管理）

8Manage PR 可用于集中式（中央式）采购需求管理，上一层级或者中央采购部门会汇总所有不同部门对同一物料的采购需求，层层汇总形成一个更大量的总采购需求，以此能获取更好的价格或节省成本。

8Manage PR 可实时征集不同供应商的报价，然后快速对比他们的价格，交付日期以及其它事项。

8Manage PR 支持实时逆向竞拍。用户可按需设置一轮或多轮逆向竞拍，系统会自动通知候选供应商每次的竞拍，并控制每次竞拍的开始与结束时间。每一轮逆向竞拍，每个供应商都可以实时查看到自己及其它竞拍者的动态排名。

8Manage PR 及其规则驱动监控流程可用于以下类型的招标：

• 采购信息
• 采购提案
• 采购报价

8Manage PR 是物料使用部门与中央采购部门，或者是业务主导专家与采购，财务以及法务专家的重要监控机制，它能帮助用户确保需求部门在开展招标前具备充足的预算与合适的监控。

若需要采购的物料有库存，8Manage PR 支持用户申请部分使用或者全部使用现有库存物料。用户可查看物料的库存信息，提交所需物料的库存申请。若现有库存数量不能满足所需数量，用户可以直接点击 “生成采购订单“ 命令，系统会自动生成一张所缺物料数量的采购订单，非常简单快捷。

当你刚刚完成一个寻源流程，该流程旨在为某一特定类型的产品或服务寻找供应商，你确定了获胜供应商并准备好巩固交易……但是，正式记录你和供应商之间签订的协议的最佳方式是什么?

许多公司直接签订合同，或在采购规模较小的情况下，仅仅索要发票，但还有另一种选择——采购订单。

采购订单是买卖双方之间具有法律约束力的协议，当你需要的不仅仅是发票，但不需要冗长多页的合同时，采购订单是一个很好的选择。

8Manage 为您提供以下采购订单功能：
类型和规则设置 —— 8Manage 允许您根据贵公司的采购分类来对您的采购进行分类，设置相应的规则，确保公司政策得到正确的执行。
手动或自动创建 —— 8Manage 允许您手动创建采购订单或根据您的采购计划自动生成采购订单。
付款安排 —— 8Manage 允许您在采购订单中设置付款安排，以便自动跟踪后续发票和付款。
审核与审批 —— 根据您的组织架构和采购类型，8Manage 会自动将预设的审核与审批流程与您的采购订单绑定。
电子签名和电子盖章 —— 8Manage 允许您给采购订单提供电子签名和/或电子盖章。
电子推送给供应商 ——8Manage 允许您以电子方式将采购订单发送给您的供应商。
在线跟供应商确认 —— 8Manage 告知供应商新的采购订单，并允许其确认采购订单，然后再通知您。
交付计划和确认 ——8Manage 允许您和您的供应商设置交付计划、进行变更并确认（最终）计划。
验收和退货 —— 8Manage 允许您检查和验收产品和服务和/或退货。
对账 —— 8Manage 帮助您将供应商提供的发票与采购订单的付款安排和验收状态进行匹配。
发票审批和付款请求 —— 8Manage 允许您提交发票和付款请求进行审批。
评估供应商绩效 —— 8Manage 允许您根据供应商完成订单的能力来评估其绩效。

8Manage 采购合同管理系统可帮助您管理复杂采购的合同条款与交付的验收，确保采购物品的交付按照合同条款的要求执行。

8Manage 采购合同灵活易用，可适用于不同类型的采购管理：

• 可用于管理简单的消费品采购（类似于8Manage的采购订单管理功能）
• 可用于管理有复杂合同条款和复杂交付的大宗采购

8Manage 支持以下的采购合同管理：

8Manage 为所有采购员和采购管理者提供同一个页面以查看和管理整个采购合同。在 8Manage 中，每个采购合同都可以用一个项目来管理，通过项目严格按照采购合同的条款管控其资源，活动，采购物料以及交付，确保交付的履行符合合同的条款。

8Manage 支持以下采购主合同与子合同管理： 

主合同管理：

子合同管理：

8Manage 支持每个子合同单独进行结算，同时也支持所有子合同汇总到主合同进行结算。

8Manage 支持通过项目和里程碑管理采购产品或服务的交付与验收。8Manage 可支持以下类型的采购合同管理：

8Manage 支持一组交付里程碑链接到一个或多个项目。在合同层，用户可以查看和管理此合同中所有项目的资源，活动，依赖，可交付成果以及里程碑。采购合同审批通过后，合同的预算会根据预设的条件自动分配到合同中的每个项目，应计费用和实际费用也会实时自动地从每个项目层汇总到合同层。

此外，8Manage 支持用户实时管理采购合同的复杂交付与验收，用户可实时管控交付与验收的具体安排，资源，活动，费用与其它事项。

8Manage 支持大规模的采购或项目型采购与销售互连。8Manage 采购合同可自动采集销售信息并为采购合同与销售业务创建实时的连接，通过这些连接您可以实时管控：

• 供应商提供给您的产品与服务的交付与验收
• 您提供给客户的产品与服务的交付与验收

销售业务的任何变更或者影响（例如：采购需求调整，利润与损益的增加/减少）都会实时自动地反映在8Manage 采购合同中，再复杂的采购合同您也能一眼了解全局及来龙去脉。

质量水平协议与罚款

产品与服务的质量是采购关注的核心。8Manage 采购合同提供质量水平协议与罚款管理，您可以按需创建采购产品与服务适用的质量水平协议与罚款机制，系统会自动实时追踪实际执行结果并自动计算罚款结果。

8Manage 支持根据质量水平协议设置每个可交付成果的衡量指标。在采购合同实际执行过程中，8Manage 会根据质量水平协议实时检测实际交付的偏差，并发出偏差提醒，自动计算罚金和发出惩罚通知。

8Manage 支持以下采购合同与项目的会计与结算管理：

采购合同与项目的预算与实际费用数据实时互连，8Manage 提供采购成本概览，通过此概览您可以同时看到实时更新的采购合同与项目的预算与实际费用信息。

8Manage 采购合同提供发票管理，供应商发出的每张发票系统都会实时记录和追踪其审批结果和付款情况。8Manage 支持以下付款方式：

• 多张发票一起结算
• 支持分期付款（可按需设置每期付款的金额或百分比）

同时，8Manage 也支持采购合同中的固定资产管理，系统会记录和追踪合同中的固定资产，并根据预设的摊销和折旧条件自动计算账面价值。

8Manage 采购合同管理提供非常灵活的修改机制，已审批的合同通过申请可进行修改，系统会自动追踪采购合同的所有修改版本，并记录和管理每个最新版本的重新审批流。

采购合同续约在实际采购当中极为常见。8Manage 支持采购合同续约管理，用户可按需预设续约的周期和续约后的价格调整，在合同将到期前，系统会自动发出续约提醒给相关人员，并且用户可以按需设置合同到期前多长时间发出续约提醒。

同时，8Manage 采购合同管理系统提供续约概览，采购人员通过此概览可轻松地查看到所有即将需要进行续约的采购合同，非常方便省时。此外，8Manage 支持按照续约设定系统自动生成新的采购合同，无需重新手动添加，更高效省时，信息也更准确。