如何避开项目管理陷阱？

从管理层面上看，成功的项目大多是相似的，失败的项目却各有各的难题，如前期准备不足、预算失控、协同不力等等，这些都是项目管理中可能存在的风险，而管理的好坏影响着项目的成败和企业的的长远发展。了解项目失败的原因，可以从中汲取经验，在以后的项目管理中绕过这些陷阱。

一、需求不明

需求，实际上就是项目的目标、职责和任务，如果对项目要解决的问题都不甚清晰，那么要找到问题产生的根源就很困难了，这样的项目需求常常是雾里看花，难以确定真实性。只有清楚认识项目面临的症状，了解谁是项目的利益和责任关联方，有哪些资源或数据可以支持项目进行，找出项目需要解决的问题，进而列出需要满足的需求清单，明确项目的整体需求计划，才能为项目定下正确的方向。

二、执行不到位

一般情况下，有了明确的需求，还需要良好的执行流程去实现。例如制造一款手机，可能包含屏幕为4.8英寸、摄像头像素1600万、触摸屏为电容屏、机身内存1GB RAM+4GB ROM、采用虚拟键盘等具体需求。

这样的一个项目我们应该如何去执行呢？

首先，研发部门要根据要求设计出总图，满足以上需求，然后进行工作分解。

例如从手机的零件构成进行分解：手机的零件有屏幕、玻璃触摸面板、金属信号屏蔽罩、电路板保护壳、电池、芯片屏蔽罩、螺丝、扬声器、受话器、按键、主板、镜头组件、microSD/SIM卡插槽、附属板、电池背壳等等。

然后，生产单位每个零件再分解成技术规格、数量、质量指标、成本、交货时间和完成单位，形成各自的分包采购合同，并包括各零配件的质量验收或检测流程、检测方法和合格标准，以及相应的违约责任、支付价格和支付方式。

接下来，各个零配件生产商就按照合同和相应的生产图纸安排生产计划，根据各自的工艺流程和加工步骤，细分作业流程，并进行岗位分工，控制工序质量和监督产品检测，最终按照合同规定的时间、质量、数量交货。

最后，厂商再将各零件进行组装、检测，满足设计需求的手机就完成了。

从以上的项目执行流程我们可以看到，在环环相扣的流程中，如果某一环节的执行不到位，如零件的质量不达标、生产速度跟不上、产品检测不过关等等，这些问题都会影响项目进度，进而影响项目结果。

执行不到位的原因，可能是质量标准不明确、资源不足或缺乏正确的检测方法和流程等等，导致预设结果出现偏差。这就需要我们在项目执行出现问题的时候，第一时间对问题症状进行深层分析，制定系统性的解决方法和流程，从项目管理层面上杜绝类似问题。

三、无法预估的风险

我们会遇到哪些难以预估的风险？

一个大型项目可能有数十家研发机构和几百个生产单位参与，各单位的资源投入并不一致，这给多方沟通和协作带来了严峻的考验，从时间计划、物料供应、物流配送等都需要精细计划与高度配合。实际上，由于大部分项目从用户、管理者、设计者和制造者都缺乏足够的经验，每个环节都可能带来风险。

项目在执行上，一般会给执行者留下一定的变动余地，如果不能恰当地预估项目各种系统性风险及其影响，例如项目计划、成本、资源以及质量的风险，项目成员很容易忽视这些潜在风险，给项目埋下无穷的后患。

一个无法预估风险的项目是危险的，说明项目人员无法确定行之有效的方案来避免风险，一旦出现纰漏，容易牵一发而动全身，造成难以挽回的后果。

在实际管理中我们如何管理和规避这些风险？

这些项目管理的陷阱，常常会给项目带来致命一击，导致大量的人力物力成本付诸东流。那么在实际操作中，我们该如何避开这些陷阱呢？除了选择经验丰富的管理者和靠谱的合作伙伴，信息化的管理工具也能起到事半功倍的作用，譬如8Manage PPM（项目管理系统），每个项目成员都可以通过系统直接交易（如请求、承诺、交付、验收）而系统实时记录及审计跟踪，数据实时精准且自动汇总，并可层层追溯数据的源头，极大地提高了信息的准确率和传递效率，增加了项目管理的透明度和项目人员的责任心。项目需求、计划和所有流程在系统里共通共享，8Manage 能自动检测并跟踪项目各种系统性风险及其影响，同时自动根据风险发生几率的高低和采取行动前后风险的的影响来分类和评估每个风险，使项目人员更快速有效地确定行之有效的方案来规避风险。