工程文档管理

工程文档管理的工作流程集中组织动态且通常很复杂的工程文档、图纸和数据，从而取代过时的、分散的或手动的系统。目标是提供单一、一致的事实来源，简化协作、促进合规性、确保安全、简化文档版本控制，并最终带来显着的效率和投资回报。

谁应该使用 8Manage EDMS 进行工程文档管理？

具有以下痛点的组织：

• 失控的物理/外包文档存储成本
• 一致数据相关的延迟和低效率
• 令人沮丧的文档搜索、更新和检索过程
• 孤立和不连贯的信息使得难以做出数据驱动的决策
• 安全问题和漏洞
• 容灾能力低
• 频繁的人为错误

8Manage EDMS 如何用于工程文档管理？

8Manage EDMS 可以成为更广泛数字化转型的重要组成部分。它可以为战略和流程提供信息，例如预防性维护和业务流程自动化，从而使工作环境现代化。

通过集中不同的信息并提供用于搜索文档、完成工作订单、维护合规性等的简单工具，8Manage EDMS 帮助你的团队：

• 保护他们的文档免受安全威胁和合规问题的影响
• 在合适的时间与合适的人分享所有相关信息
• 在向导入的文档添加上下文时简化文档结构和标准化
• 整合和连接文档以获得更大的洞察力和运营改进

8Manage EDMS 还可以在以下方面帮助你的团队：

• 文档共同创作 —— 8Manage EDMS 提供同步检出和检入的工作流程，允许多人一起工作以创建或更新具有多个版本的单个文档。
• 配置工作流程 —— 修订控制和审批流程帮助简化工作流程信息，例如文档类型和工作副本的数量。这最终能够简化协作，确保每个人都在正确的时间做正确的事。
• 版本控制 —— 自动文档版本控制和审计有助于确保在不同团队和设备之间准确记录和管理文档的所有版本和草稿。这种类型的内容管理可以促进法规的遵守，确保所有用户都能访问最新且准确的信息，最大限度地提高生产力和安全性，并确保数据的完整性。
• 移动和多站点功能 —— 在新冠肺炎肆虐的世界，组织和团队成员比以往任何时候都更迫切需要跨设施和设备工作。8Manage EDMS 提供云部署和移动功能，帮助确保跨设备和位置的数据完整性、内容管理和文档控制。
• 与 CRM、SRM 和 PPM的无缝集成 —— 8Manage EDMS 从 CRM、SRM 和 PPM 等其他系统中提取/推送信息，确保关键任务数据总是被有效地跟踪、记录并同步到单一的真相来源中。

使用 8Manage EDMS 进行工程文档管理的好处是什么？

使用 8Manage EDMS 的好处包括：

• 使组织的关键任务文档保持最新
• 减少文档搜索时间
• 允许在任何地方从电脑或移动设备访问
• 确保安全和准确的访问
• - 只有在许可期限内具有适当权限的人才能访问文档
• - 确保访问最新版本或用户明确指定的先前版本
• - 不可擦除的审计线索
• 消除纸质打印输出和手动流程
• 减少代价高昂的人为错误

使用 8Manage EDMS 进行工程文档管理有哪些额外的好处？

8Manage EDMS 可以为你提供 9000 英尺的视图，帮助了解文档的使用情况以及文档驱动流程的运行情况。你可以利用这种洞察力来奖励员工、重组流程并提高投资回报率。