改善项目沟通的六种有效途径

沟通是项目管理的载体。有效的沟通可以给你一个成功的项目。同样，任何沟通不畅的情况对项目来说都可能是致命的。
 
作为项目经理，你必须不断地与发起人、客户和团队成员进行沟通。共享信息和沟通项目需求对团队成员来说是例行公事。
 
以下项目活动需要有效的沟通：
• 谈判合同
•诱发需求
•制定项目计划
•委派任务
•识别风险
•汇报项目进度
•进行会议
•跟踪进展
•与团队成员分享更改

项目管理协会（PMI)）行的一项研究显示，在三分之一的情况下，无效的沟通是项目失败的主要原因，并且有一半以上的情况对项目的成功产生负面影响。

还有其他一些发现也强调了有效沟通的重要性：

“企业每在一个项目上投入10亿美元，就会面临1.35亿美元的风险。新的研究表明，在这1.35亿美元中，有7500万美元（56%）因无效的沟通而面临风险，这表明组织迫切需要解决企业层面的沟通缺陷。”
 
因此，改善你的项目沟通策略和发展沟通技巧，使项目管理更容易、更好，是非常必要的。
 
每一个成功的项目都有一个共同点——强大的沟通策略。它包括诸如概要、目标受众、目标、方法、沟通渠道、预算以及监测和评价方法等信息。
 
在制定沟通策略时，要注意以下六个因素：
 
1-开发的目的
 
保持你的目标。知道你为什么这样做，以及每一步是如何让你前进的。设定目标，并且要切合实际。
 
2-确定关键人物
 
决定哪些团队成员、执行人员、涉众和客户参与其中，以及参与到什么程度。
 
3-讨论角色和职责
 
确保团队成员在开始他们的任务之前知道需要做什么。对于团队成员来说，了解他们的角色和责任是必要的。
 
4-确定最好的沟通方式
 
找出客户和团队成员喜欢什么样的沟通渠道——电子邮件、书面更新、电话或团队会议。
 
5-沟通的频率
 
把截止日期考虑进去，决定是每周开一次，两周开一次，还是每月开一次。
 
6-接受改变

有时候事情并不像计划的那样发展。事先考虑潜在的风险，并在需要时灵活调整。
 
高绩效的组织为其低绩效的同行创建正式的交流计划的项目数量几乎是后者的两倍。

让我们看看这些组织是如何保持他们强大的沟通的：
 
○ 集项目预期
 
建立有效的项目沟通计划的第一步是从第一天开始就与团队成员和涉众设定项目期望。他们每个人都应该清楚在一个项目的过程中他们期望得到什么。
 
公开地和他们讨论并解释项目目标和计划。用负责、负责、咨询和知情(RACI)图表绘制项目是简化沟通的有效方法。
 
当参与项目的人们知道他们的职责和截止日期时，工作就会变得更容易。
 
○ 建立强大的团队文化
 
你的公司文化在培养良好的沟通方式中扮演着重要的角色。作为一个项目经理，你应该努力营造一种文化，在这种文化中，人们以开放的心态欢迎各种想法和意见，并注重面对面的交流和社交互动。
 
它可以帮助团队成员毫不犹豫地说出自己的想法或害怕被评判。如果他们在做项目时发现了问题，请确保成为他们的首选。
 
○ 运行有效的会议
 
实际上没有多少人知道如何有效地主持会议，结果是浪费了时间，也没有取得多少成果。
 
如果处理得当，会议可以产生很好的结果，让每个人都知道项目的进展和瓶颈。
 
是每天15分钟的会议还是每周60分钟的会议由你决定。要进行富有成效的会议，包括议程、更新的状态报告，以及随后的快速总结的下一步行动方针。
 
鼓励他人在会议中表达自己的想法和意见，以实现双向对话和有效沟通。
 
○ 问问题
 
任何形式的误解都可能严重损害你的项目。避免误解的唯一方法就是多问问题。
 
作为项目经理，你应该保持好奇心，因为这将有助于你清楚地理解过程和可交付成果。
 
问问题对于引导交流朝着正确的方向发展起着重要的作用。当你问了正确的问题，你就能获得洞察力，帮助你以最好的方式分配任务，并牢记团队成员的优势。
 
这对你和你的团队来说都是双赢的局面。
 
○ 利用现代项目管理软件进行协作
 
你不可能总是掌控所有事情，尤其是当你的脑子里已经装满其他任务时。这就是项目管理和协作工具发挥作用的地方。这样的协作工具有助于管理任务和简化你的沟通过程。

 
项目经理和团队应该使用现代项目管理软件，如8Manage PM，以保持每个人在同一页面上，并在整个项目过程中保持持续的沟通。系统能实时跟踪项目信息，自动检测项目质量及风险，一发现异常马上预警，对项目顺利执行至成功交付很有帮助。

你也可以尝试使用8Manage PM的在线甘特图或仪表板来跟踪项目进度并使团队成员承担责任。
 
○ 关注非语言沟通
 
有效的沟通不仅仅是口头上的，还有非口头上的。事实上，超过一半的交流是通过我们的身体语言、动作和手势进行的。如果有更多的沟通错误，开始注意交流的非语言方面。
 
总结
 
即使你的团队在沟通方面很强大，也总是有改进的空间。请考虑执行上面提到的一些技巧，将你的项目沟通提升到下一个层次。