采购过程中如何做好成本控制？

2021-06-04

成本控制是采购成本管理中的一个重要环节。企业是以盈利为目的的经济组织，成本费用是抵减利润的主要因素。降低成本费用，可以增加利润，进而可以提高企业整体的经济效益。但采购涉及许多活动，对许多公司而言，控制成本的购买活动可能是一个挑战。来听听高亚科技的专业顾问Miracle根据经验给出的建议吧。


Q1：影响采购成本的因素有哪些？

Miracle：企业采购总成本的影响因素有许多，总体可以分为内部因素和外部因素。

内部因素如供应渠道不足，企业内部没有共享供应商和价格信息，各部门自行寻找供应商成本高，最终采购的材料残差不齐，也影响项目工期；采购中存在企业员工和供应商之间不正当关系，给企业增加额外的成本；

外部因素如市场价格波动大，采购人员由于工作繁忙，很难对各种材料的价格波动能准确监控。另外，供应商的生产能力、企业与供应商的合作关系等等都会影响采购成本。

Q2：有什么方法可以控制采购成本？

Miracle：企业可在采购部门多个领域实现采购成本节省。比如减少或避免异常支出，异常支出意味着采购过程中不受控制且未经管理层正式批准的支出。要减少此类支出，企业可以评估购买记录，检查谁负责任何不受控制的支出，何时发生以及购买了什么。 

监督采购风险管理同样重要。采购过程中存在外部和内部原因导致的风险如质量差、供应商没有履约能力、采购计划不科学、员工责任心不强等，需要相关风险控制机制监督管理，保证采购平稳进行；

选择优质供应商，建立并保持良好的合作关系可降低供应成本，建立稳定的原材料供应渠道；现代企业还应该利用好技术，比如使用8Manage电子采购系统。虽然电子化采购流程一开始要花钱，但加速并简化采购能够大幅度节省采购成本，效果更为显著。

Q3：为什么利用技术对采购成本控制效果更显著？

Miracle：基于上面所说影响采购成本的因素，企业建立一套电子采购系统是很有必要。电子采购系统可对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，既保证生产的高质，又可以缩减采购成本。

以8Manage电子采购系统为例，采购人员可利用它高效完成询价工作，低成本进行数据采集。整个询价过程的所有信息自动进入企业数据库，实现信息实时共享机制，有助快速扩展供应渠道。

采购定价方面，通过系统对全部数据的分析挖掘可形成企业基准价格，平均价格等控制线，为每个报价过高或过低提供预警；确定采购价格时，弱化企业员工的个人行为，避免内部人员与供应商之间有不正当的交易，以便获得最优价格和质量保证。

电子系统对供应商关系管理也大有帮助，审批新供应商关系的时间更短，能够多维度评估和衡量供应商绩效，为建立长期合作伙伴关系提供依据。

自动化的电子采购可定期进行支出分析，具有会计功能的8Manage电子采购软件将确保费用报告的准确性更高，同时减少了在这些分析上花费的时间。长远来看，有效帮助企业节省资金的同时提高采购效率。