帮助员工减少时间浪费

本文主要部分来自 Timely Blog 文章：https://memory.ai/timely-blog/ways-we-waste-time/.

我们的工作流程建立在我们很少质疑的一系列习惯和流程之上。从表面上看，它们似乎很有成效，但这些重复的行为会严重限制我们每天创造价值的能力。我们首先应该了解员工可能无意中浪费工作时间的主要方式，然后利用 8Manage工时表来减少时间浪费。

1. 电子邮件打乱我们一天的计划

这是一个经典的故事：你正为一个重要的项目忙碌，收到一封电子邮件的通知一闪而过，你放下正在做的事连忙回复。虽然我们大多数人都对此感到内疚，但我们应该记住，电子邮件只是一种交流方式，不应该完全改写我们的一天。一旦成为收件箱的奴隶，我们就会优先考虑新的、琐碎的任务，而不是真正推动我们前进的关键任务。我们不断往待办事项列表添加新任务，当我们中断任务以查看电子邮件时，我们的注意力会被打乱。我们需要做的是，专门安排时间查看收件箱和回复电子邮件，并坚持下去。

2.  小任务前置影响重要事项的完成

当你的待办事项列表与你的手臂一样长时，你很自然会希望尽快完成任务——这就是为什么我们中很多人都从不重要的小任务开始。不过，通过待办事项列表取得进展的愿望可能会以真正重要的事为代价。你完成的任务数量可以让你获得一种进步感，但除非这些任务为你更广泛的工作带来实际价值，否则它们可能没有那么有用。优先考虑最重要的事，然后先完成。

3.  成为被动的会议参与者

在大多数情况下，许多会议都非常低效。研究表明，高管平均每周花费在会议上的时候长达 23 个小时，其中有 8 个小时是无效率的。大约 90% 的人在会议上做白日梦，73% 的人利用这段时间完成其他工作。想想你有多少次会议只是默默坐着，没有给谈话带来任何东西，也没有给辩论做贡献。如果是这样，你应该在那里吗？考虑哪些会议对你来说才是重要的，并做出选择。记住，会议很昂贵。在安排会议之前，务必询问是否有其他更有效的渠道。

4.  会议之间存在时间间隔

会议浪费时间的另一种方式是减少你在会议之外进行真正的、富有成效的工作的时间。在会议之间的 30 分钟间隔内无法深入地、高质量地完成工作——当你找到自己的流程并陷入困境时，是时候进行下一个会议了。始终尝试安排背靠背的会议，以使工作周更加专注！

5.  重复的工作占用时间

对于我们大多数人来说，即使我们开始一项全新的任务，我们也会重复某些程序或方法。无论是在电子邮件中写出相同的句子、从头开始设计新的信息图，还是寻找特定的 Web 工具页面都是浪费时间。尽可能节省时间和精力并使用模板和快捷方式。

6.  选择手动而不是自动化

自动化可以让你摆脱你讨厌的低价值、无聊的工作，无论是填写费用、跟踪你的时间、做会议记录、组织你的收件箱还是在不同的工作工具或电子表格之间手动移动数据。可以自动化的事情只会越来越多，因此值得进行一些研究以了解可以外包哪些非生产性任务。这是最简单的方法，可以让你腾出更多时间和精力来从事技能性工作。

7.   相信忙碌等同于生产力 

许多人将忙碌等同于生产力，但实际上，忙碌可能是对时间的重大浪费。当我们太忙时，我们的注意力就会变得分散；我们从一个任务跳到另一个任务，我们拒绝休息。我们试图让自己放心，我们做得很好。确切地说，这不是我们的错——许多工作场所文化创造了一种环境，在这种环境中，立即可用是参与度的标志，而会议出席率是地位的信号。但要真正富有成效，我们需要时间让我们的思绪四处游荡，休息一下，并对那些让我们明显忙碌而没有创造任何实质性价值的肤浅工作说“不”。

8Manage 工时表支持员工按工作类别、任务等记录工时，在填写过程中让员工反思时间利用情况，从而识别浪费时间的任务。管理人员可以根据员工提交的工时表，了解员工是否工作量过多或者过少，从而调整工作安排。如果发现员工时间安排不合理，如小任务前置、参与会议过多，还可以督促员工对时间安排进行调整。数据的自动化分析更是为管理人员腾出时间完成其他重要的任务。