高效管理项目交付成果：关键技巧与实用工具

2024-10-28

项目管理是企业的关键环节，无论项目规模如何，我们都致力于取得卓越成果，并期望业务实现持续增长。然而，实际情况往往与期望有所偏差。据某项研究显示，仅有37%的项目能够按计划完成。

要确保交付给客户的每项成果都达到令人满意的标准，就必须严格监控项目的各个阶段，并以适当的格式向客户展示这些成果。

因此，本文将提供关于项目可交付成果的详细信息，以及有效管理可交付成果的实用技巧。

项目可交付成果是什么？   

项目可交付成果指的是在既定的时间框架和预算内，项目团队力求实现的具体成果。这些成果可以是项目文档、业务报告、网站、产品等，且各阶段都有相应的可交付成果。

例如，项目规划阶段的关键可交付成果一般是基本项目计划，而在项目收尾阶段，项目结束报告则成为核心文档。

项目交付成果的变更

项目范围的扩展或新的要求可能在任何阶段出现，这多数是由预算调整、资源限制、客户需求变更等因素引起的。因此，项目最终交付成果可能需要根据最后一刻的变化进行相应的调整。

例如，在为第三方客户开发软件项目的过程中，如果在编码阶段过半时出现新的需求，可能需要对新概念进行研究并为其编写代码。这种情况下，完成最终交付成果可能需要额外的时间。

向利益相关者展示可交付成果

在项目的各个阶段，都可能产生可交付成果，客户通常希望了解每项任务的进展情况，比如谁负责处理子任务、子任务能否在截止日期前完成、是否有预算超支的风险等。

而当需要输入多种项目变量但仍采用手动方式统计分析时，创建可交付成果报告可能面临挑战。在这种情况下，使用如8Manage PM这样的高效项目管理软件将大有帮助。该软件能够方便且直观地以任务摘要、时间表、状态报告等形式展示项目的可交付成果。

项目管理中的交付成果管理

在项目管理中，交付成果的有效管理直接关系到企业的信誉和客户关系。通过细致的规划，可以确保项目在各个阶段都能顺利交付。

以下是确保专业管理项目交付成果的方法：

1. 完善项目规划

项目规划阶段的质量直接影响到交付成果的实现。不明确的项目目标、资源不足、预算分配不当等问题都可能导致项目规划阶段的困难，进而导致项目无法完成、客户不满和业务增长缓慢。

为避免这些问题，必须明确定义项目需求，包括是否针对内部或外部利益相关者，是否需要额外资源或软件升级等，并与利益相关者进行透明沟通，确保在项目启动前获得明确的批准。

2. 区分内部与外部交付成果

明确区分内部和外部交付成果有助于维护项目工作流程和防止混乱。

外部利益相关者通常是客户，他们期望获得所需的项目交付物；内部利益相关者则是项目主管，他们需要从不同部门获取交付物以完成工作。确保内部利益相关者按时获得交付成果，可以避免对外部利益相关者造成干扰。

可靠的项目管理软件，比如8Manage PM，可以帮助跟踪资源使用情况，并通过日历和甘特图视图实时查看项目任务的时间表，提前规划。

3. 区分流程交付成果与项目交付成果

项目交付物是承诺给客户的最终结果，而流程交付物是实现项目交付物的途径。例如，最终产品原型是项目交付物，而团队会议报告则是流程交付物，仅供内部参考。

理解两者的区别可以确保在适当的时间向客户提交正确的交付物，避免损害品牌形象和业务发展。

4.部署项目管理软件

对于拥有多个客户和多样化需求的企业，从头开始创建项目可能非常困难。专业的项目管理软件可以帮助跟踪资源的工作情况、完成发票付款和检查团队的生产力。

● 8Manage PM了解企业需求，具备以下出色功能助你一臂之力：
● 直观的仪表板可在一个地方查看所有项目详细信息
● 甘特图可有效跟踪项目时间表
● 团队协作功能，如任务评论、文件共享、标记等。
 ●收入与成本管理，确保及时生成账单报告

在8Manage PM中，项目计划与执行紧密相连，项目数据实时且完整，针对每个可交付成果，定义必须完成的一系列任务，从而完成每个可交付成果。同时，8Manage系统可轻松跟踪可交付成果执行情况并确保它们符合验收标准，还给每个活动确定时间、责任人以及需要的资源。

5. 保持项目主管的一致性

不同部门共同完成一个项目时，各自的工作风格和想法可能各不相同。如果项目目标不明确，将大大降低产生完美项目交付成果的机会。

因此，为了与客户建立牢固的关系，应努力保持项目主管的一致性，通过8Manage PM项目管理软件的实时通知、任务评论等方式，确保团队沟通顺畅，任务执行清晰。

通过这些专业的方法，项目团队可以有效地管理交付成果，进一步确保项目按计划进行，实现预期目标，最终提升业务绩效并加强与客户的关系，使企业可以在竞争激烈的市场中脱颖而出，实现可持续的增长和成功。了解更多项目管理方案，可联系我们申请免费试用。