每个企业都应自动化的五大采购流程

2022-02-08

是否可以在不雇佣新员工或不进行大量IT投资的情况下优化组织的支出？有没有方法可以简化复杂的采购流程，比如供应商准入以及合同审查？我们能否消除昂贵的发票处理错误和手动数据输入错误？答案是肯定的，采购自动化就是关键。

什么是采购自动化？

采购自动化基于“在正确的时间以正确的价格从正确的供应商处购买正确产品”的基本采购理念。

采购自动化是将你的采购流程自动化，最大限度地提高效率和减少所花的时间。它将员工从重复性和时间密集型的任务中解放出来，从而加快了采购流程。采购自动化软件能让你专注于业务关键活动，如决策和战略制定。它在降低成本的同时改变了采购到付款的流程。

为什么要自动化采购流程？

以下是采购自动化带来的一些好处：
○提高生产力
○消除手动错误
○提供支出的可见性
○充当中央存储库
○改善内部和外部团队之间的协作
○消除审批瓶颈

企业应该自动化的五大采购流程

1.采购申请

大多数时候，采购申请会陷入僵局，需要花费大量的时间来通过复杂的层次结构。采购流程自动化不仅可以缩短审批周期，还可以消除流程中的冗余步骤，使采购人员在更短的时间内做更多的事。

2. 采购订单

在最近一项调查中，近43%的组织承认，尽管他们有一个正式的采购订单系统，但在采购订单实践中存在直接的不足。采购过程自动化允许组织将整个采购订单周期自动化，从而提高生产率和流程效率，同时节省成本。

3.发票管理

手动发票管理有一个问题。很多时候，采购团队不得不处理错误的或管理不善的采购订单、丢失的货物收据、提交延迟、不受控制的（异常）支出、棘手的电子表格以及支出文化透明度不足等问题。

实际上，手动发票管理通常意味着延迟付款和合规问题。

通过数字化，发票管理变得更加顺畅，从标准低价值发票的免触摸自动审批到与财务和会计工具集成的扩展功能。

例如，8Manage SRM可以通过自动化三方匹配和简化审批流程来加快发票审批。你可以通过单击将单个发票与预定义的业务规则以及可用的采购订单和货物收据进行比较。

4. 供应商管理

如果没有清晰的信息披露线和流程透明度，组织最终会在他们的供应商关系中制造压力。通过自动化，采购团队可以简化供应商选择，并挑选最佳的可用供应商。通过自动化供应商管理过程，组织可以快速识别和解决不满，与供应商形成更好的关系。

5. 合同审批

在手动合同管理中，所有的合同只是被转储到同一个文件柜或本地驱动器。由于它是无组织和无结构的，寻找合同甚至对它们进行监控都非常具有挑战性。采购自动化将所有合同有序地放在一个中央存储库中，只需单击即可访问该存储库。此外，它还确保所有合同保持一致性和准确性。

8Manage SRM是一款帮助你实现端到端采购流程自动化的采购管理软件。其优势如下：
-以最佳流程效率和降低成本运行和执行采购流程
-简化采购到付款周期并降低采购风险
-在集中位置跟踪和存储所有采购交易和合同
-研究组织的支出习惯以更好地分配预算

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