5个行动，让你的PMO快速增值

认为PMO没有增加多少价值，还经常被贴上增加官僚主义的标签——虽然这种看法完全不真实，但任何负责设立 PMO 的人都需要意识到并积极管理这一点。

管理这一点的其中一个重要方面是尽早交付价值。然而，大多数利益相关者不会准备等到 PMO 实施项目完成后才能看到价值——特别是如果他们担心 PMO 可能永远不会增加价值。因此，聪明的 PMO 经理需要一个“游戏计划”来将一些早期的胜利放在记分板上。

下面是PMO可以采取的快速展示价值的行动。

1、项目列表

在许多没有中心PMO的组织中，很可能没有所有项目的单一列表——没有项目清单。因此，高级管理人员很难准确理解哪些项目是活跃的、谁在运行它们、预算等等。这可能导致管理部门定期进行应急措施演习，以试图发现正在发生的事情。

PMO可以带头建立并维护所有项目（活跃的、完整的和正在进行的）的中央登记册。确保清单包含每个项目的关键方面：

○项目ID
○项目名称
○项目描述
○分组（如适用，即业务领域/功能/国家等）
○项目发起人
○项目经理
○项目预算
○项目效益
○开始日期
○结束日期
○状态（活跃、未启动、完成、取消等）

如果可能的话，最好将所有项目写在一页纸上，并将总数添加到所有预算/效益栏中。你可能还希望按分组再按状态排序。

2、标准报告

如果你已经完成了行动1，高级管理人员会乐于知道项目的完整列表。然而，这很快会让他们想知道每个项目的进展情况。

通过定期实现标准状态报告（理想情况下基于现有格式），你很快就能以一种常见、一致的方式向高级管理人员提供所有项目的状态。单独提交的文件应该用来生成一个全面的、使用通用的红色、琥珀色和绿色（RAG）评级系统的仪表板，以便能够快速识别有挑战的项目。

再次努力将仪表板放入仅包含高级管理人员所需信息的单页中。在可能的情况下，你可能想把项目列表和仪表板结合起来，从而节省大量时间。

3、定义RAG水平

如果你让项目团队在没有指导的情况下设置RAG状态，那么很可能出现的情况是（事实上是肯定的），所有人都会对构成红色、琥珀色和绿色的元素有自己的看法。这给高级管理人员带来一个问题，有些项目应该报告为红色，却可能报告为琥珀色，其他项目应该报告为琥珀色，反而报告为红色。

PMO可以定义RAG设置的标准，并与所有项目团队进行沟通，进而快速解决这个问题。设置必须清晰、准确，没有多少解释的空间。这有助于确保在类似的基础上跨所有项目设置RAG。

4、联系人列表

由于不清楚应该就每个项目甚至是PMO联系谁，很多时间可能会被浪费掉。建立一个项目经理、发起人等列表，清楚确定的项目，将提供简单而有效的方法，识别应对问题的合适人选。该列表还应该包括其他关键联系人（包括PMO）。

5、指导委员会/管治时间表

活跃的项目很可能会有指导委员会。还可能会召开项目的总体管治会议。这些会议在什么时候举行、提交资料的日期、论文发表的日期等方面常常混淆不清。

PMO可以构建和维护所有会议的列表，以便轻松看到会议何时举行，对项目团队来说重要的是，看到何时需要准备好文件。

总结

对于PMO来说，尽早交付价值很重要。执行上述内容，特别是项目和报告清单，将迅速增加价值，增强一切尽在掌控之中并正在取得进展的信心。这将增加你在实施PMO的其他方面时继续获得支持的几率。

PMO 工具为中层管理人员提供支持，帮助保持项目正常进行，并确保每项行动都符合监管规则和标准。使用正确的 PMO 解决方案，可以轻松避免运营风险、有效预算和监控生产力。


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