项目采购管理的快速指南

采购，就项目管理而言，是当你需要购买、租用或与一些外部资源签订合同，以达到你的项目目标时。这些关系，就像项目中的任何过程一样，需要管理。

管理这些关系意味着从公司雇用的外部供应商那里获得最佳质量，以协助其开展业务。 在与供应商的关系中存在围绕成本和时间的限制。采购管理是一种更高效、更有成效地处理采购、请购、订购、加快、检查和协调采购过程的方法。

但是，在建立合作伙伴关系或采购之前，必须回答是否需要外部供应商提供商品和服务的问题。 因此，权衡内部生产商品或服务和外包工作的利弊。从长远来看，与外部公司的关系是否必要且具有成本效益？ 一旦做出明智的决定，只有这样你才能自信地向前迈进，确信你所采取的步骤在财务上是合理的并且符合你的时间范围。

一旦你准备好从供应商那里采购商品，项目采购管理将被分解为四个过程。

计划采购管理

采购首先在项目的规划阶段确定。对于每个外部承包商，都需要有一份工作说明书（SOW），作为概述所承包的工作的文件。

然而，在合同之前，是要求多个承包商投标的提议，项目经理可以从他们的投标中确定谁将获得合同。

这些请求是经过深思熟虑的，因为它们可以作为整个项目的指导文档，越具体越好。这可以避免以后的混乱，并有助于制定更准确的计划。

该过程收集在采购管理计划中，包括需求文件、风险登记册、活动资源需求、项目进度、活动成本估算等。

为了指导这些决策，有一些工具和技术，如自制或外购分析，这有助于确定活动是否需要外部供应商或可以在内部完成。寻求专家的帮助，做市场调查和与利益相关者会面也有助于指导这个决定。

进行采购

在完成第一阶段的文书工作后，进行采购阶段是研究收到的投标并决定接受哪一个。然而，在决定之前，应该有一个标准来决定哪个投标是最适合项目和适合你的物流管理。然后签署协议，更新项目管理计划。
 
通过与投标方协商，掌握评估投标方案的技术，并进行独立评估，以确保投标在正常范围内，从而确定中标者。向合同领域的专家咨询并没有什么坏处。
 
你还可以应用一些分析技术。广告是一种很好的方式，可以确保你在尽可能广泛地撒网，这样你就可以根据所有潜在的投标人作出决定。然后是采购谈判，将需要调整最终合同，以满足你和承包商的需求。你应在订购单内列明所订购货品/服务的价格、数量、交货窗口及付款条件。这是一份具有法律约束力的文件，确保你和你的供应商在同一页上。我们的采购订单模板可以帮助你创建一个适合你的项目。
 
控制采购
 
一旦签订合同，这些承包商的管理必须纳入全面的管理责任。承包商可能会对预算和进度产生负面影响，这可能导致项目偏离轨道或更糟。
 
因此，定期更新状态是必要的，以审查承包商协议，获得进度更新和审查工作表现，以确保承包商满足其合同概述的要求。尽管你雇佣承包商是因为他们是该领域的专家，但你仍然需要监控和跟踪他们的工作，以确保其按计划进行。
 
最好签订一个变更控制系统，并定期进行采购绩效审查，包括检查和审计，以确保工作正常进行。业绩报告也有助于让经理们了解情况。支付系统以及索赔管理和记录管理系统需要到位。工作订单必须包括承包商正在进行的工作的所有细节，以便于绩效监控。
 
关闭采购
 
正如开始采购需要一个程序一样，最后也需要一个程序。什么是已完成的工作应该在与承包商的最初协议中详细说明，这样就不会混淆任何一方的工作何时完成。
 
保险和担保通常也需要正式免除责任。这样可以确保合同的价值和完成日期没有未完成的变更。
 
采购审计有助于这一过程，以及结构化的采购谈判。还需要一个记录管理系统来管理采购过程这一阶段所涉及的所有文书工作。
 
项目经理在采购中的角色是什么？
 
项目经理参与采购，就像他们在项目管理过程中控制的任何其他方面一样。然而，他们可能不拥有与项目其他部分相同的权限的过程。
 
虽然项目经理有权代表公司与承包商达成协议，但项目经理通常不是负责管理合同的人。无论如何，项目经理参与其中是很重要的。
 
这意味着了解项目管理知识体系（PMBOK）)中概述的项目采购管理知识领域的六个过程。第一个是计划采购和收购，这意味着确定项目需要什么外部资源。项目经理将对此进行控制，因为他们更了解整体项目需求。


计划合同是为需要的任何产品或服务创建要求，包括哪些公司提供这些产品或服务。 然后通过将公司范围缩小到少数，选择卖家来请求卖家回应，这通常是采购部门的供应商。

合同管理是对与供应商的合同的管理。项目经理将每天与供应商的客户经理合作。合同履行完毕，合同结束。这通常由采购部门再次处理。

现代软件应用程序

现代PM或采购软件，如8Manage PM或8Manage SRM支持基于项目的采购。负责人可以在任何项目活动中进行采购计划、采购请求、招标和承包，采购预算和成本将自动与项目活动相关联，并将汇总到项目级别的预算和成本。

8Manage系统基于实时交易，所有状态更新，包括采购付款，都会立即反映在实时仪表板上。将这些信息集中在一页面，管理人员可以立即关注所有事情，可以更轻松地管理多个文档和工作流程。所有这一切，同时确保项目从头到尾顺利运行。你不仅可以看到项目是否按计划进行，还可以管理为该项目进行的任何采购。