电子采购软件如何帮企业保质降本？

2021-06-11

学会降低成本是有效采购的其中一个重要方面。单是这个因素，就能决定是几乎没有盈利，还是大赚一笔。但是在降低成本的时候，企业要牢记一点——不能牺牲质量。

降低成本很重要，但前提是保证质量。企业的供应品需要始终保持足够好的质量，而且需要按时交付。

如何在考虑这个关键因素的同时，降低采购成本呢？以下是帮助企业实现这一目标的关键步骤：

承认数据的力量

要降低采购成本，有一件事非常清楚——那就是收集数据、分析数据和根据数据采取行动。如果没有准确的数据，你们公司降低成本的潜力就会大大降低。你需要数据来管理供应商，跟踪库存，更好地了解原材料、产品和服务，并做出明智和有效的决策。

你的企业需要掌握支出分析学来获得上述利益。为此，需要确定采购支出分析数据的来源，并评估以下问题：

▪ 我们从谁那里购买？
▪ 我们要买什么？
▪ 我们现在的买入价格是多少？
▪ 我们要买多少？
▪ 这次采购与其他供应商相比如何？
▪ 质量符合我们的要求吗？
▪ 花了多长时间送达？

清理和整理数据也至关重要。实现更有组织的支出分析的最佳方法之一是将所有数据保存在中央数据库中。如果你的数据跨多个数据库和文件，那么管理难度有所增加，结果是：

▪ 运营成本增加
▪ 丢失数据或数据不准确的风险增加

为团队节省时间，可专注于其他活动

为了保持数据的条理性，使用电子采购软件是明摆着的事。它将所有的数据保存在单一平台上，允许你升级你的支出分析学游戏。当然，电子采购软件是有价格的，对一些公司来说，可能相对昂贵，但一些可以负担得起的解决方案，由于长期降低运营和管理成本，将会为你的投资带来巨大的回报。

意识到异常支出

异常支出是指不受管理和监管的支出。有时候是有意支出。例如，一家公司缺少合适的寻源/采购到付款流程，或成员因为这样或那样的原因不遵守已经建立的采购流程，有时候是非故意不遵守，比如公司缺乏适当的沟通和结构（这往往发生在那些不使用电子采购软件的公司）。

异常支出花费时间和金钱，并不能让你了解和确定你的公司是如何及在什么方面支出。此外，它还可能导致与缺乏合同遵从性相关的问题。

流程和系统不太完善的小公司比大公司更有可能出现异常支出，但即使是大公司也面临着这个常见的挑战。

要解决这一挑战，实施正确的政策和流程至关重要。首先，要进行深入的支出分析，精准识别公司的支出。然后，创建一个可持续的系统，使异常支出更容易跟踪和管理。

8Manage SRM是一个数字化工作空间和协作平台，可为采购带来清晰度和成本节约。它连接了采购和供应商，能有效地维护流程状态并使用逻辑工作流快速推进采购项目。

当用于供应商管理计划时，8Manage SRM可以使用先进的自助服务供应商管理工具和自助服务门户，让供应商能够与买家进行沟通。系统可以让供应商接受采购订单，监督发票和付款的状态，并更新他们的资料和付款信息。

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