项目成功交付的管理技巧

2021-06-10

成功的交付是基于我们在课堂上或工作中学到的项目管理基础知识。在这篇文章中，我们将研究成功项目交付的7个基本经验教训。
 
1、制定范围声明
 
范围声明是一种正式的文档，它确定了项目中包含和不包含的可交付成果。它是一个关键文档，你可以用它来协商目标、可交付成果和澄清假设。如果准备了范围声明，并与项目干系人进一步审查，那么在项目执行过程中就不会有那么多的意外了。范围声明是一个很好的文档，有助于确定项目边界。

一个好的范围声明应该包括以下部分：
●项目目标
●交付
●里程碑
●关键需求
●限制和排除

可交付成果部分定义了项目范围内的内容，限制和排除部分阐明了项目范围外的内容。关键的里程碑不会确定承诺的日期，但至少你确定了需要跟踪的重要里程碑。范围声明还可以识别项目需要满足的任何高级关键需求。
 
2、进行利益相关者分析

利益相关者分析是一种用于评估人们对项目的需求和影响的技术。不要假设在给定的管理层或执行层中的所有利益相关者都有相同的权力、兴趣和沟通需求。一些利益相关者可能在组织内拥有高水平的权力和重大利益，而其他利益相关者对项目的影响较小。
 

如果你不了解利益相关者想要什么，以及他们的组织权力和影响力，你就有可能沟通不正确。如果你曾经犯过错误，没有让一个高权力/高利益的利益相关者充分了解情况，你一定会得到“支持性反馈”。如果对每个人的权力、利益和沟通需求有更好的了解，这些沟通障碍是可以避免的。

3、制定并沟通项目计划
 
项目计划不是项目进度表。项目计划是一个正式的文件，它定义了用于执行和控制项目的项目管理过程。使用项目管理计划可以解释项目将如何运行，并指出关键的项目管理期望。如果你使用项目管理计划来构成项目启动平台的基础，它可以为项目团队增加价值。
 
4、检查工作分解结构（WBS）
 
在每个项目中使用图形化的工作分解结构。可视化的工作分解结构（WBS）有助于将项目分解成小的可交付成果，这些可交付成果可以添加到项目时间表中。
 
有些项目团队喜欢直接开始计划，对于较小的项目来说，这样做很好。但是对于更大、更复杂的项目，绘制WBS将帮助项目经理组织和识别需要在项目状态中跟踪和报告的关键工作流。
 
5、跟踪行动、问题和风险
 
项目的操作、问题和风险的维护、跟踪和管理可能是乏味的。跟踪行动、问题、风险和关键决策是一项管理挑战，但它是发布和风险管理过程的核心。如果你每周写下并回顾你的行动、问题和风险，你就不会忘记任何需要回应的重要事项。
 
这些日志以不同的格式实现，包括电子表格模板、在线项目管理系统和共享文档存储库。理想情况下，你可以在协作工具中跟踪这些操作、问题和风险，这样项目经理就不是唯一维护日志的人了。
 
6、管理会议记录
 
做会议记录可能是行政上的累赘，但它们提供了一个有效的会议总结，推动问责和确定后续行动。你可以不会为每一次会议做笔记，但应该在关键会议上记录下来，在这些会议上需要做出决定并采取额外的后续行动。
 
7、更新项目时间表并检查关键路径
 
每个项目经理都知道项目进度的重要性，并阅读过关键路径。及时更新项目进度很重要。

如果你错过了更新项目时间表，并认为是在正轨上，那么作为项目经理，你很容易因为忙碌而忘记了一些对项目成功交付至关重要的管理任务。

以上7个项目管理技巧可能并不是能够显著改变你管理项目的方式的新想法。然而，它们是有利于项目的基本教训。如今，项目经理面临的挑战是，当我们同时处理多个项目、参加太多会议并被迫权衡项目管理分类的过程时，要始终应用这些经验教训。

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成功的项目交付完全取决于基础。通过检查这些基本的经验教训，并重新投入其中，我们就能更好地准备处理下一个项目或改进当前的项目。