如何避免常见的项目管理错误？

项目管理过程中，有许多因素在起作用，包括资源、时间、预算、范围、需求和利害关系人的反馈等等，是项目经理和团队每天都要应对的项目要素。虽然项目经理和团队竭尽全力使项目保持正常运转，但还是会发生常见的项目管理错误。
 
在多年的项目工作中，我们总结了8个最常见的项目管理错误，并且探讨看板如何解决这些错误并帮忙扭转局面。接下来，让我们来看看这些常见的项目管理错误有哪些，以及如何使用看板来解决这些错误。
 

1、不将项目分解为较小的活动
 
项目开始后，团队需要知道如何执行项目。想象一下，一个团队受到指派，要为一个大型零售品牌创建一个电子商务商店。仅仅知道他们需要建立一个网上商店，却不知道具体需要什么，这可能会令人困惑和不知所措。团队不知道从哪里开始。网上商店需要许多功能，包括订单处理、库存管理、履行、产品和定价管理。这些主要功能组还包含子功能。如果对这些内容缺乏清晰的认识，那么团队将会漫无目的地开发这些功能，并希望他们能够做出正确的选择。
 
看板项目管理如何帮忙解决这种常见的项目管理错误？
 
以8Manage 看板项目管理软件为例，你可以将看板添加到你正在使用的项目管理方法上，获得项目的可视化表示。如果你正在苦恼要用什么项目管理方法，你甚至可以单独使用看板。因为看板本身是活动驱动的。每个活动、功能或项目都会作为卡片放在看板中。你要让每张卡片在产品开发过程中流动。看板的好处不仅是将项目分解成更易于管理的组块，而且能让你看到这些组块的内容。组块直观地呈现给团队，团队成员消化和执行更加容易，不用担心接下来要做什么。

 
2、没有明确划分项目和活动的优先级
 
项目管理中最常见的错误之一是无法确定活动的优先级。你可能擅长将项目分解为较小的活动。但是，如果无法传达哪些活动优先于其他活动，那么你的项目可能会失败。
 
因为你没有交付有价值的东西，你的客户和利害关系人会根据他们获得的客户价值来评估你的产品。优先级在确保可交付成果与客户价值感知挂钩方面起着重要作用。项目经理应确保他们将活动分解，并按优先级排序。这能保证团队在任何特定时刻所做的工作都能为消费者带来最大的价值。
 
在8Manage看板项目管理中，当活动被添加到待办事项列表中时，它们会按优先级排列。位于看板顶部的活动优先级更高。团队从顶部到底部处理待办事项。优先级的确定通常发生在看板团队补充会议期间。他们会更频繁地使用已定义的服务等级，帮助他们在会议期间确定这些活动的优先级。
 
3、无法灵活应对变更
 
我们都知道，范围蔓延可能是项目管理中最常见的错误之一。但是，我们不打算在这里讨论这个问题。相反，我们想强调为什么需要灵活地适应范围的变更。这并不是说团队应该同意任何发生在他们身上的变更。不过，我们需要认识到这个时代要求企业具备适应市场的敏捷性。
 
技术进步影响项目范围，也影响消费者的心态，他们的要求和期望会迅速发生改变。对企业而言，这意味着他们需要快速交付并在项目需要改变路线时进行调整。
 
响应变化而不是抵制变化是企业蓬勃发展的关键。但是，企业需要在响应市场需求和业务方向变化时找到平衡。这就需要开发允许需求演进的实践。团队及其主要利害关系人共同努力，推进演变。项目团队需要与利害关系人不断沟通，确定哪些变更是可接受的，是产品盈利所必需的。
 
在适应变化方面，某些方法可能过于僵化。有些需要利害关系人的需求签字。一旦开发开始，有些方法会“锁定”功能规范，不让其发生变更。看板项目方法论拥抱变更。如果产品方向发生任何变更，你就可以创建新的活动卡片，允许团队成员参与新的活动。此外，看板允许团队实现持续交付。一旦活动完成，团队就能将其发布到市场中。没有固定的发布时间。你将产品或功能推向市场的速度越快，你就能越早得到反馈和响应。
 
4、召开过多不必要的会议
 
有没有想过员工花多少时间参加会议？英国的一项调查显示，一名员工平均每周花费10个小时来准备和参加会议。这大致相当于4.4次会议，其中约一半是没有必要的会议。我们似乎相信所有的会议都富有成效。但如果你一整天都在会议室开会，哪里有时间开展实际工作呢？
 
看板项目管理使你避开不必要的会议，这归因于项目信息的可访问性。团队或组织中的任何人都能看到看板中发生的事。跳过背景信息，直接查看看板中显示的详细信息，这能在会议过程中节省大量时间。
 
我们还发现看板团队可以即时召开会议，无需为会议预订会议室。对于团队来说，合作和接触团队成员非常自然，因为他们的活动信息是共享的。
 
5、不花时间审查流程
 
另一个常见错误是管理者和团队无法审查他们的工作方式。在项目过程中，项目团队可能会制造或经历浪费，包括缺陷、延迟、返工和生产过剩。如果不花点时间认识到这个过程正在产生浪费，那么生产成本将会很高。
 
另一面是项目复杂性正在上升。美国项目管理协会PMI估计，具有高复杂性的项目已从2013年的35％上升到2018年的41％。这意味着，过去适合你的流程不一定适用于未来的项目。你可能需要满足新的交付要求。评估流程，确定其适应这些变化和复杂性的能力，这始终是最好的方法。
 
看板项目管理原则之一是“同意追求渐进的演进变化”。有了持续改进的心态或改善，团队才能更好地发展。看板帮助团队直观地发现他们所遇到的低效率问题，促进团队更好地发展，还通过持续交付和反馈循环帮助团队应对复杂性。
 
6、不使用项目管理工具
 
项目管理工具可以成为你的秘密武器。它能让你轻松计划项目，随时告知项目是否按计划进行。帮助你更有效地管理团队活动，促进团队内部更好的协作。
 
如果你使用的是看板，那么你至少拥有一个基础的项目管理工具——看板图。看板图是个很好的工具，因为它以视觉方式呈现项目信息。如果你想把它提高一个档次，可以使用看板软件来管理项目。在线看板工具拥有智能界面，允许管理人员和团队执行项目并跟踪进度。
 
8Manage看板项目管理工具不仅允许团队管理其活动，还拥有用于团队协作、文档共享和项目分析的丰富功能。这些功能允许团队内的无缝工作流程。通过度量标准，团队可以预测项目日程表并计划改进方案。

想了解8Manage 看板项目管理软件的更多功能，欢迎申请免费演示！