这些技能让你在多项目管理中更省心省力

2017-01-23

随着信息化技术的迅猛发展，未来的企业管理将借助数字技术和高效的解决方案，大大提升职场环境中的工作体验。项目管理作为最常见的管理类型，相应的项目管理软件一直深受企业重视，一款优秀的项目管理软件能够通过系统化的流程，向用户传递策略化的管理思维，提高管理效率。

譬如项目管理办公室（PMO），能够为项目管理者和实施者点亮哪些管理技能点呢？

规则驱动：制定项目的实施路径

PMO 通常需要强制执行某些规则，以方便跨项目的监控和管理。规则驱动型系统，能够支持企业按照实际项目环境选择性地设置不同的策略与规则。项目管理者通过预设的规则框架来约束以下因素：

范围控制与阶段预测
工时与资源控制
费用分类与控制
审批与接收流程
质量控制
突出问题控制
变更控制
采购控制
沟通、预警与上报规则

将影响项目的因素加以规则化管理，从而实现对项目的精细化监管，并从中收集真实有效的信息帮助项目顺利进行。

依赖管理：控制不确定因素

项目管理办公室系统能够管理项目与项目群的依赖，包括强制性的与自定义的依赖关系并实时追踪它们的变化。例如不同流程中人员的工作交接，跨项目的资源调用等，同时，也可以管理项目与项目群关键资源及共用资源的依赖。通过实时追踪每个活动或可交付成果的直接和间接的依赖，避免因依赖造成项目延期等问题。此外，通过依赖管理，可以看到被依赖者的所有依赖关系，让每个可交付成果的负责人清楚地了解依赖关系对项目实施的影响。

关键成功因素管理：打开项目成功的密码

拥有丰富的项目群和项目管理经验的管理者能够清楚地意识到影响项目成败的关键因素，而对资历尚浅的项目管理人员而言，要把控这些关键因素并不容易。因而，PMO通过内嵌关键成功因素（CSF）管理功能，帮助项目群和项目的管理者清晰地了解极度重要却难以监测的各种因素：

1. 用户参与：用户对活动的参与程度
2. 管理层支持：经费预算和关键资源是否到位
3. 需求清晰：项目的迭代、评审和验收
4. 合理的计划：项目的流程规划
5. 符合实际的期望：结果预测和实际情况对比

这些衡量工具能帮助项目管理者清晰地了解管理上的不足，进而通过他们对项目环境的熟悉和解决问题的能力来改善不良的状态，并积累更多的项目成功经验。同时，对项目成功因素的数据分析能够转化成报表，为项目的管理决策提供数据支持。

多项目业务地图：一个页面监管所有项目进度

业务地图的作用在于让项目群管理者在一个页面监管所有的项目。业务地图的所有信息都是由具体的下一层业务交互汇总到上一层的（例如：申请、交付与验收），所有的信息都是实时的，并且可以层层展开以深入了解具体的来龙去脉。为保证信息准确性，业务地图中的可交付成果都是已完成或已验收的状态，使管理者清晰地了解项目实施的实际情况。

8Manage PMO通过项目组合与项目策略管理，帮助PMO管理者高效地管理项目目标、协作、承诺以及在目标导向的多项目环境下最为关键的控制点 —— 投资。8Manage PMO 包含单个项目管理所需的功能，并且所有单个项目的信息会实时自动地聚合到PMO层，确保数据的实时性和准确性，提高项目管理效率，让项目管理更省心省力。

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