【导读】近年，北京长峰金鼎科技有限公司在工程行业取得了快速的发展，但是随着业务的快速发展，开始出现客户信息混乱，业务项目日益多样繁多导致管理困难等问题，而且原有的管理工具跟不上企业发展的步伐。因此，需要引进一个先进的信息化管理系统，针对公司的整体管理业务，进行全面的升级与改造。

行业背景：

北京长峰金鼎科技有限公司（以下简称“长峰金鼎”）创建于2000年，专业从事粉体自动化、无尘化作业系统的项目工程咨询、工艺流程设计及实施，是集研发、生产及销售于一体的高新技术企业。公司产品广泛应用于制药、食品、化工、冶金、保健品等行业，目前已经形成以真空输送系统为主打，无尘投料、无尘粉碎、无尘筛分密闭计量分装、自动配料、正压输送等产品和自动化系统工程作业为重点推广的市场拓展战略。

公司的销售业务覆盖国内24个省、市、自治区，并远销欧美、中东及东南亚等地，业务内容广泛多样，一直致力于向客户提供高品质的解决方案。公司希望依靠丰富的工程项目实践经验，高素质的工程设计、施工与安装的专业技术团队，打通客户项目实施的全过程，通过科学、合理、规范化的管理为企业提供优质先进的项目咨询及服务项目。

长峰金鼎飞速发展带来的管理问题

由于公司业务主要在于粉体自动化、无尘化作业系统的项目工程咨询、工艺流程设计及实施，其中工程项目工作内容较为繁琐、费时，而且业务在日渐增多，客户不断增长，管理跨度大，项目设计部门广，人员位置不同等等，都为管理人员的工作增添了不少的压力。而且，传统的电子表格等管理工具导致了工作的效率下降，未能及时应对快速展开的业务需求。

目前主要的面临的问题如下：

1、客户信息管理混乱，不能实现多个业务部门信息共享，管理效率低下。由于粉体自动化、无尘化作业系统的项目多样，客户信息如果不能有效的整合和归纳，就无法针对特定客户做出的特定解决方案，而且客户行业、地域不同，在项目过程中，容易导致销售人员和项目执行人员需要投入大量的精力在了解、统计、管理客户信息这些方面。

2、无法把控项目的售前成本。由于工程的项目大小、周期长短不同，所以对于项目成本的控制尤为关键，需要把每个项目的成本细节化、书面化，才能让管理者及时掌握成本情况，在费用超支前及时预警，做出快速的调整。

3、整体项目的进度情况无法及时共享，信息透明度不高，增加沟通成本，也容易造成各部门之间的工作障碍。

4、采购流程不够规范化。

5、输出成果文档版本等日常文档工作管理较难。

8Manage的解决方案

为了实现企业未来健康且长远的发展，长峰金鼎管理层决定引入一个科学规范、先进强大的信息管理系统，对公司的整体业务进行一体化整合和加强信息化管理，以支持未来各种业务的开展。经过了多轮的筛选与比对，考虑到8Manage团队提供的完整可行的信息化解决方案，北京长峰金鼎科技选择了引入8Manage 一体化管理系统，通过在客户管理、销售计划、销售前中后、项目、商务、生产等各个方面业务功能的重新整合，实现整体业务的信息化进程管理，建立健全的业务流程管理规范和企业整体建设。

1、优化销售部的客户管理方案，加强客户信息管理
针对长峰金鼎的一系列问题，8Manage 一体化管理系统在针对客户信息管理方面，不仅提供全方位的客户信息、市场营销、销售团队和客户服务管理，及时把客户资料（涵盖区域、行业、项目阶段、联系人、负责人、沟通情况、许可证、问题、附件及相应的合约等等）通过分类整合录入系统，并设置相应的管理权限，形成完善的客户数据库，打通业务与运营两个区域。

而且，可以通过客户数据信息库，进行商机挖掘以及一系列的内部工作。每个企业的关注点和需求点不一，而且还会随着时间的推进有新的需求，因此，实时关注客户与商机的进展，能够极大地提高签单率和工作效率，还能拓展不同的业务。一体化管理系统支持客户随时随地提交和接收各项申请和创建报价、销售订单、交货通知、合约审批和提供客户服务等功能。

尤其在合约管理这一方面，8Manage团队针对公司业务中合同拟定、材料清单的报价备案、各种项目立项前的材料审批（技术、商务、质量、货期、服务评审）、立项后的任务分解的所涉及的预算、货期、工期、发货时间等二期的策划与评审流程，到最后的合约修改、记录等等整个流程，做出了相应的方案调整。通过合约会签、自动生成合约、填写合约内容（合约金额、佣金设置、付款安排、费用成本预算等）、提交审批（立项审批）、合约确认等科学规范的管理，在同一信息平台完成整个内容，后台自动整理输出，提升整体工作效率。

另外，一体化管理系统还设有客户忠诚度管理和BI分析，能够为会员提供更加个性化的关怀和回馈，帮助业务与运营部门有效地分析客户消费行为与购买模式，从而加深员工对于产品的受欢迎程度的了解。

2、项目管理

针对项目成本和进度的把控，8Manage 一体化管理系统可以支持长峰金鼎工程项目在范围、时间、费用、质量、沟通、人力资源、风险、采购上的综合管理，而且可帮助项目管理者/团队成员实时地查看所需的项目信息和相关计划，也可随时随地提交可工作成果和相应审批工作，节约时间和加快工作效率，加强项目团队成员的自觉性与责任心。

在成本管理中，一体化管理系统能够根据智能化地对应合同、工时表、订单等文件，自动计算相应的人工成本、采购成本、项目收入等支出，能够为企业及时预警成本信息。而且在进度管理方面，能够做到有效的时间管理，通过甘特图，自动跟踪每个项目活动及交付成果，根据时间与进度，通知相关人员进行调整。

而且，在实际应用中，8Manage 一体化管理系统不但可以实现集团业务的成本核算的需求，记录和计算项目非标产品的成本预算和实际成本。还可以通过成本核算表格规范整个流程，通过填写预算成本-提交审核表格-关联合约，简化流程。同时，在同一个界面上，通过成本的记录，细化相关预算和数值，做好数据分析与整理，从而让财务情况清晰明了，方便决策。

3、优化采购流程，对售前、中、后进行规范化仓存管理

8Manage 一体化管理系统采用先进的软件与移动互联网技术让您的供应商能够随时随地地连接您的业务与运营，让双方的交互与交易更加快速便捷，支持全面的供应商与采购管理，而且功能还可支持360°供应商信息管理、采购计划&申请&订单、简易产品/大宗复杂的采购合同、产品交付检查与验收、收货，库存及退货、供应商信用度管理等等业务内容。

4、办公自动化与电子文档管理

对于企业出现的日常文档管理混乱的问题，8Manage 一体化管理系统还可提供新一代的 OA 管理工具，系统能够实现与CRM（客户关系管理）、 HCM（人力资源管理）、PM （项目管理）的无缝连接，所有的数据实时连接更新。此外，它还支持员工自助服务，每个员工在其权限范围内可自助进行申请办公设施设备、运输许可等操作。

强大的电子文档管理系统可以帮助企业实现规范化的文档管理，可及时调取不同企业信息和资料，能够实现以下功能：文件夹管理 、文档审批流程、全文搜索、用户自定义导航图等，更方便的是可通过PC端和移动端口进行快速访问。

实施效果及未来的展望

这次，长峰金鼎携手8Manage进行一体化信息管理，不仅可以在梳理企业原有的业务流程，而且在企业管理中，尤其是在客户管理、项目管理、采购管理、人力资源管理等方面可以更加科学化、规范化地进行，从而加强整体业务和管理的联动效应，还展现自身文化中“通过技术、产品和服务体现价值！”的企业愿景，可谓一箭多雕，双方共赢。