生物技术研发太烧钱？这套采购管理系统让每一分花得明白

2025-03-28 8Manage

如果你是生物技术研发的实验室经理或财务负责人，肯定深有体会——采购订单管理要是没个好用的系统，那可太头疼了。在不同工具（甚至更糟，用电子表格）之间来回倒腾采购单，不仅乱糟糟的，效率还特别低。而专业的采购订单管理系统就能解决这些问题，让科研人员能专心搞研究，不用整天被采购流程折腾得团团转。
 

生物技术公司的采购订单系统是什么？

 
简单来说，它就是一套自动化管理采购全流程的系统。不管是买实验室耗材、药品生产原料，还是外包CRO服务，这个系统都能帮公司自动控制成本，减少人工操作。

 

1. 传统采购方式的问题

 
很多生物技术公司（比如没有采购系统的制药公司）还在用老办法：手动审批订单、用Excel记录、靠邮件来回沟通。如果每个月采购单不到10份，勉强还能应付；但订单一多，效率就跟不上了。而采购订单系统能自动管理成本流程，不用额外招人，也能轻松应对增长的需求。
 

2. 财务和合规的痛点

 
财务人员还得操心合规问题——比如确保采购符合公司政策，只支付审批过的发票。如果全靠人工，就得不断催审批、对账，效率低还容易出错。
 

3. 采购管理系统的优势

 
• 自动化审批：系统能自动匹配发票和订单，加快审批和付款流程，让财务更快结账。
• 支出透明：财务部门能实时掌握采购承诺金额，清楚哪些账单待支付，避免超支或漏付。
 
有了这个系统，采购管理更省心，财务对账更轻松，公司也能更高效地运转。
 

生物技术公司如何实现采购自动化？

 
我们以 8Manage SRM 系统为例，看看采购自动化能带来哪些改变：
 

1. 告别繁琐的采购流程

 
买实验耗材或设备本该很简单，但传统方式却让人头疼：要在不同网站比价、得手动整理采购信息发邮件审批，还要反复确认订单状态和物流。这套流程不仅效率低，还耽误科研人员宝贵的研究时间。
 
现在只需：① 登录系统选好需要的物品，② 一键提交审批，③ 剩下的交给系统自动处理。
 

2. 实时预算管控

 
财务最头疼的预算问题，8Manage 采购管理系统通过实现实时预算跟踪和检查简化了这一过程：
• 按科目/部门灵活设置预算
• 下单前自动检查可用资金
• 实时更新支出数据
• 审批人随时掌握预算动态
 
无论是初创公司还是大型企业，这套系统都能让采购变得简单高效，把时间还给科研工作。
 

3. 自动化采购审批

 
审批流程慢一直是生物技术公司的老大难问题。靠邮件催审批既费时又耽误事，而采购管理系统可以很好解决这个痛点：
 
8Manage SRM 快速审批三件套：
• 审批总控台：所有待批事项一目了然，再也不用在邮件堆里翻找
• 智能决策助手：自动显示预算执行情况，决策更轻松
• 移动端审批：手机点一点就能完成审批，不用非等回办公室
 

4. 采购订单自动化

 
科研人员平均要花10%的时间处理采购杂事，如跑审批签字、跟供应商确认订单、处理订单变更等等。8Manage SRM 系统可以简化整个流程，让科研人员可以专注于研究：
 
• 审批通过后自动生成并发送订单
• 供应商在线确认收货时间
• 系统锁定最新价格，避免反复修改
• 接收物流追踪信息
• 全程可视化跟踪订单状态

 

5. 三方发票匹配省心省力

 
手动匹配发票非常耗时，而且容易出错。8Manage SRM 采购系统的三方匹配通过比较发票、采购订单和收据三个文件来确保准确性。这个过程对于材料采购很重要。
 
• 自动比对：系统瞬间完成三单匹配（数量、单价、金额）
• 智能审核：完全匹配的直接放行付款
 
这样既保证每笔账都清清楚楚，又能让财务人员从繁琐的对账中解脱出来。
 

6. 库存管理智能化

 
实验室物资管理太重要了，有了智能库存系统，您可以：
• 实时掌握库存数量和价值
• 避免重复采购（大家都能看到库存情况）
• 精确追踪实验耗材使用量
• 根据使用数据优化库存
 
8Manage SRM 使跟踪库存和库存使用情况变得更加容易：
• 跟踪库存收货的和更新库存资产
• 使用条形码或二维码来跟踪库存动态
• 提供退货记录流程，客户可获得退款
• 支持人工清点和抽查库存，可进行需求预测
 

7. 智能报表让花钱更明白

 
有了 8Manage SRM，财务决策再也不用靠猜。系统能自动分析你的主要供应商是谁、采购了哪些东西、谁在负责下单，帮你摸清每一分钱花在哪。
 
特别实用的是，它能整合所有支出数据，不管是整个药物研发项目的总开销，还是某个实验的具体花费，都能一目了然。这些实时、清晰的财务洞察，让团队在规划下一步研发计划时更有底气，花钱自然更聪明。
 

总结

 
生物技术公司的实验室经理和财务主管们每天都在面临双重挑战：既要保证科研进度，又要管好每一分钱。随着药物研发、临床试验的流程越来越复杂，加上不同研发阶段的成本管控需求，一套完善的采购管理系统显得尤为重要。
 
好在专业的采购订单管理系统能帮上大忙。它彻底告别了手工填单、Excel表格这些老办法，将采购审批和费用跟踪都变得简单高效。现在，科研人员可以专心搞研究，不用再为采购琐事分心；财务团队也能轻松掌握公司开支，即使业务规模扩大，也能把钱管得明明白白。这样的系统，确实让生物技术公司的运营管理变得省心多了。