为什么采购订单管理非常重要？

2021-01-12

采购管理中一个重要的工作就是将采购需求转换成采购订单。采购订单让你对已经提供的产品或服务有个全面的了解。乍一看，这也许似乎不太重要，但是订单历史可以确定公司的绩效，暗示应做出哪些改变，进而优化当前的业务流程。所以，采购订单管理非常重要。

1、采购订单是严谨且重要的信息来源

如果你需要跟踪产品从原材料采购到出售给客户的路径，那么采购订单至关重要。

采购订单是企业与供应商之间具有法律约束力的合同，包括订单数据、尺寸、付款条款等有用信息。采购订单也是记录的起点，包含工作所需的所有重要信息。

2、采购订单有助于确定尺寸和范围

采购订单中关于已购买物品的数量和价格信息，能够帮助你设置利润目标和必需的销售量。
 
采购订单中指明的采购量可能是必要物理空间和人力资源决定的基础，而必要物理空间和人力资源是最优业务流程所需的。采购订单具体而简要地描述其他所有技术阶段的情况，帮你确定是否需要对其进行改进。
 
3、采购订单分析有助于采用有效的解决方案
 
在采购订单形成期间以及直至其签署之时，你可能会有一些疑惑：找一个价格更优惠的供应商会更好？新产品线的启动会成功吗？你的脑海中会立即浮现出这几个问题，但最后，你一定会做出明智的决定。
 
4、采购订单合并成本
 
诸如8Manage SRM之类的现代电子采购平台允许控制器使用采购订单，评估工时、工资，甚至是成本，例如照明和供暖费用、办公用品和家具。
 
这有助于确定产品的总体生产成本。这些信息为许多绩效相关问题提供了答案，例如关于如何提高效率、如何确定下一财政期间的预算。
 
5、采购订单有助于发现绩效问题
 
针对这种情况——大部分收益集中在你没有料想到的地方。仔细研究采购订单不仅会给你带来绩效愿景，还会提示你提高收益的行动。
 
通过分析时间间隔内原材料需求的频率，你将了解什么卖得好、什么在仓库里集尘。运输中的延迟数据让你了解生产如何依赖时间和其他季节性因素。这些只是采购订单对业务有用的几个示例。

6、采购订单有助于预测市场趋势
 
经济导航是对变化的不断响应——采购订单可以帮助企业在不受外部条件影响的情况下保持正确的方向。
 
表格、财务报表和账户结余对任何企业极其重要。采购订单是规范企业所有活动运作的根文档。采购订单历史分析可以估算出企业在繁荣和萧条期间的业绩，也可以识别趋势和市场周期。有了这些信息，你可能会对战略决策充满信心。

如何完善采购订单管理？

传统的采购把重点放在如何和供应商进行商业交易的活动上，比较重视交易过程中的供应商的价格比较。这种采购模式容易造成供求信息无法共享、响应迟钝和事后把关造成管理失控等弊端。

与传统的采购相比，基于供应链环境下的现代采购管理模式特别强调采购的协同性。通过8Manage SRM建立电子采购平台协同办公，使企业对采购订单进行细致高效的管理成为可能，从而通过订单协同消除企业和供应商之间的障碍。

1、采购订单协同工作

采购方在8Manage SRM平台上给供应商下达采购订单，供应商自动接收已审批的电子采购订单，在线审核并确认。

供应商确认电子采购订单后即可在此订单上创建发货安排，企业可依此进行收货及验收安排。

2、采购订单执行跟踪和预警

8Manage SRM电子采购平台实时跟踪供应商的生产进度、发货情况、对预测存在风险的采购订单进行提示，使采购人员及时应对处理，降低供应风险。


（1）实时跟踪采购订单里程碑

采购订单里程碑是对采购订单执行的关键环节的业务描述。采购方在创建订单时，对订单执行过程中的关键点进行设置。通过设置订单里程碑，可以要求供应商按照里程碑的信息要求，及时反馈采购方订单的执行情况。

同时8Manage系统可以根据里程碑的设置，对项目进展拖期或供应商未反馈业务信息的订单进行自动预警提醒，提示采购方进行重点监控并及时催办处理。

（2）采购订单交付及结果分析

供应商按照采购合同设定的可交付成果里程碑提交可交付成果，系统接收到可交付成果会自动触发审批及验收流程。8Manage系统会实时自动采集和计算电子服务水平协议的结果，并且实时自动记录与此采购订单相关的质检问题、验收和退货数量以及仓储信息。

（3）电子发票与电子结算

电子采购订单确认后自动生成电子发票，系统会把此电子发票自动发给企业的采购负责人并触发此电子发票的审批流程。审批通过后，系统会自动生成此发票的付款申请并且会自动把已审批的付款申请发送给供应商。

8Manage SRM电子采购平台的电子采购订单及电子合同都支持付款条款管理，信用单据及付款调整。


总结

现代采购订单管理基于供应链管理，充分发挥了信息技术便捷、高效等特征和供应链管理的高度协同性，不仅为企业有效地降低了采购成本，也为采购管理向更加细致的层面发展打下了坚实的基础。