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PMO有效管理项目依赖的5个行动
在一个完美的世界,每个项目都存在于一个没有限制的泡沫里。所需的资源(人员、预算、设备、技术等)都能用来满足项目定义的时间线。不幸的是,我们大多数人都没有从这种“泡沫”中获益。因此,项目的结果很大程度上取决于资源的可用性。
因为这种情况,所以识别和管理依赖的结构化方法非常重要。在这方面,积极主动的PMO可以起到带头作用,帮忙将这些依赖的影响降到最低。
以下是项目经理或PMO可以引领的5个活动,以帮助实施依赖管理的结构化方法。
1、达成共识
在开始捕获和验证依赖之前,对依赖的含义达成共识很重要。虽然PMO监督的项目和项目群雇佣了经验丰富的项目经理,但不要假定他们对依赖管理的含义完全理解。
确保有个明确、一致的定义。应该写下来并进行沟通,确保达成共识。
定义标准流程也很重要。依赖通常跨越不同的项目。因此,所有参与者都必须清楚流程,以便能够捕获和沟通依赖。
2、制定计划
在你开始识别和管理依赖之前,你必须有个计划。该计划的构建必须达到足够的水平,并有指示可交付成果的里程碑。这些是必须的,因为依赖应该与里程碑相关联。
3、识别依赖
使用已定义的流程,每个项目经理都需要识别项目的依赖。它的实现方式可以是项目经理坐下来,检查计划并记录潜在的依赖。
更好的方法是开展依赖识别会议。这通常会让一组了解项目和/或主题的人参加会议。
会议的目的是让集体识别所有可能的依赖。会议的实质作用在于,它是交互式会议,这会导致人们产生额外的依赖,这些依赖是建立在其他人确定的事项之上。它还允许讨论要点并做出决定,不管它们是否真的依赖。
为了使其发挥作用,会议必须包括适当的参与者。如果项目涉及到技术,要确保技术都有代表。这同样适用于业务、运营、财务、法律等。
所有的依赖都应该被捕获到定义的依赖工具中,必须包括谁负责向项目交付依赖。
4、验证依赖
在识别依赖之后,对这些依赖进行验证很重要。在此之前,没有承诺会满足依赖。
依赖可以通过一些方法进行验证,包括:
• 双方的讨论/会议
• 电子邮件协议
但是,如果有许多依赖,那么PMO设置依赖结算所是值得的。这是有关各方的会议。然后对所有依赖进行讨论、批准或拒绝。与依赖识别会议一样,它允许集体讨论,以提高信息的质量。
5、持续的管理
与大多数PMO活动一样,重要的是不将识别和验证视为单个的、一次性的事件。在项目开始时,可能会举行会议来确定依赖。事实上,依赖可以在项目的整个生命周期中出现。当项目和/或外部环境的情况发生变化时,依赖也会发生变化。因此,项目团队持续审查依赖很重要。
PMO可以发挥作用,确保遵循持续审查准则。对依赖登记进行正式或非正式的定期审查,这将推动项目进入主动管理依赖的例行程序。
总结
• 依赖很重要,因为它们有能力阻止项目交付。
• PMO应该带头定义流程,并推动所捕获的依赖的质量。
• 所有依赖必须经过给予者和接受者双方的验证和同意,如果没有,则存在无法满足依赖的风险。
• 有效的管理是个持续的过程,而不是项目开始时的一个事件
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通过实时追踪每个活动或可交付成果的直接和间接的依赖,避免因依赖造成项目延期等问题。此外,通过依赖管理,可以看到被依赖者的所有依赖关系,让每个可交付成果的负责人清楚地了解依赖关系对项目实施的影响。
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