8Manage PM：如何高效地进行项目沟通管理？

2020-03-24

成功的项目管理离不开有效的沟通管理。只有良好的沟通，项目经理才能够获取到足够的信息，可以第一时间发现项目问题，从而控制好项目的各个方面。调查发现，在项目实际运行中，项目经理花在沟通上的时间竟然占到全部工作时间的75%以上。那么，怎样才能保证项目沟通管理是有效的？

项目沟通和日常沟通最大的区别在于项目沟通的目的性更强，往往是针对项目中出现的问题。项目沟通通常需要一个明确的结果。今天与大家分享如何做好项目沟通管理。

在项目实践中，常见的项目管理中的沟通方式可以分为以下三种：

1、管理方面的目的性沟通

包括有项目计划、资源分配、采购申请、变更申请等。

项目开展期间，为了实现项目目标，项目经理和各项目成员之间会产生许多次沟通交流。但特别需要注意：项目沟通必须是双向的。双向是指，接收指令做事的同时有信息反馈。通过反馈，可以确保满足项目及其相关方的信息需求。因此，反馈也可以看作是个监督的过程。

为了项目顺利开展，从项目筹备阶段我们就要做有效的沟通，所以，项目计划、资源分配、采购申请等这些项目前期的准备，都需要经过指定的负责人反馈后才能通过。

反馈的方式有很多，而现在使用项目管理软件管理项目的人越来越多，项目管理软件在沟通管理上做得如何？以广受从业者好评的8Manage PM项目管理系统为例，它有关键消息自动提醒功能，不论是申请、审批、下单还是验收等请求，你都能实时收到通知，提醒你事项的进度，及时反馈，以便开展下一步的工作。

项目中，如果中途变更需求，可能会导致项目前期工作被全部推翻，因此控制变更在项目管理中尤为重要。

而控制变更的最佳手段是与需求方保持密切沟通，经常反馈阶段性成果并测试试用，最好能让需求方完全参与到项目中，及时发现问题并解决。

在控制变更方面，8Manage PM项目管理系统也有出色的应对方法。其变更管理等于让你的团队拥有了一个透明的沟通平台，用来沟通各类任务、跟踪它们从提出到完成的所有状态。

2、技术方面的目的性沟通

包括有设计方案、评审、测试报告、质量报告、风险报告、项目问题讨论等。

技术方面的目的性沟通与上一节的管理沟通一样，为了保证沟通的有效性，都需要重视项目沟通的四项原则：及时性、准确性、完整性和可理解性。

在项目信息及时性方面，跟人力传递相比，项目管理软件做得更好。8Manage PM项目管理系统的优势在于项目数据的准确性和实时性。系统实时跟踪项目信息，自动检测项目质量及风险，一发现异常马上预警，为你应对问题抢下更多时间。


在项目过程中，我们会有大量文档传递的情况。平时文档存在本地办公电脑上，有需要时才临时发给相关人，沟通时还需花费时间翻找资料，如果遇到突发情况无法获取到本地办公电脑的文件，许多事可能就麻烦了。

8Manage PM有文档收集功能，更易于项目的文档集中管理，避免文件散落，保护资料完整性，并通过控制团队人员权限解决文档安全共享问题。

8Manage PM项目管理系统还帮助项目最大限度地减少误解，提高团队沟通效率。团队成员可以在系统内对项目某一任务或结果发起讨论或即时聊天，项目文档资料、项目成员都在同一系统上，不需跨平台操作，来龙去脉一目了然，这样有针对性的沟通更有效率。

3、例行性的沟通

包括有个人周报、项目周报、项目进度报告、项目绩效报告等。

例行性的沟通，固定汇报模式和频率。在项目的运行过程中，例行性的沟通是保证项目有效执行，项目成员高绩效的必要手段。目的是保证项目过程中的对项目进展情况的清晰掌握，以便采取有效的改进措施，提高项目的工作效率。

特别要注意的一点是，项目汇报拒绝“报喜不报忧”，必须诚实汇报，让项目经理了解项目的实际情况，而非只是好的情况，让项目经理或领导意识到项目有什么困难需解决。层层瞒报、虚报信息只会令项目陷入更大的麻烦，甚至令项目失败。

个人周报、个人绩效报告该怎么做？在8Manage PM上，团队成员在线填报工时表，就可以汇报任务进度。系统自动跟踪每个项目计划与实际的工作量，从而方便项目经理掌握项目进度，以确保项目顺利进行。

项目总体进度和绩效又怎么监督呢？8Manage PM的一大好处是让项目变得更加可视化。系统动态更新每个项目活动和可交付成果的时间与进度，项目信息与业务实时联动。你可以在项目概览页面上清楚了解项目全局，整个项目是否进行正常，是否需要调整。


在项目整个过程中，坚持有效的和经常性的信息沟通对于保证项目顺利进展、识别潜在问题。缺乏有效的沟通与交流，决策传递将会受阻并停滞。

项目沟通管理，最重要的是，确保项目团队明确各自任务，及时解决争议，按期交付项目成果。而借助带有沟通管理功能的项目管理软件8Manage PM，不仅打破项目沟通障碍，使项目信息传递更流畅，还能帮助项目经理更加轻松、高效地实现项目交付。现在就来申请8Manage PM项目管理软件免费试用吧！